Hoppa till innehåll
Återkommande korttidsfrånvaro
En medarbetare är sjuk två dagar.
Några veckor senare är personen borta igen.
Sedan kommer ytterligare en kort sjukperiod.
Varje frånvarotillfälle är relativt kort.
Men tillsammans börjar de bilda ett mönster.
Chefen börjar fundera:
Är personen ofta förkyld?
Finns det stress?
Är arbetsbelastningen för hög?
Finns en fysisk eller psykisk sjukdom?
Är det något privat?
Eller finns det ett problem på arbetsplatsen som ännu inte blivit synligt?
Återkommande korttidsfrånvaro kan ha många olika orsaker.
Den är inte en diagnos.
Den är inte heller automatiskt ett tecken på att någon vantrivs eller har psykisk ohälsa.
Men när korta sjukperioder upprepas kan det vara klokt för arbetsgivaren att reagera tidigt och undersöka om det finns något i:
- hälsan
- arbetsmiljön
- arbetsbelastningen
- arbetsförmågan
- eller arbetets organisering
som behöver uppmärksammas.
Gävleborgs Psykoterapi erbjuder professionellt stöd för företag och arbetsgivare när psykisk eller emotionell belastning påverkar en medarbetare eller chef.
Vad är återkommande korttidsfrånvaro?
Det finns inte en enda universell definition som används i alla sammanhang.
I forskningsstudier används olika gränser för:
- antal sjukperioder
- periodernas längd
- den tidsperiod som studeras
Arbetsgivaren bör därför vara försiktig med att skapa en förenklad regel som:
”Tre sjukperioder betyder att personen har ett problem.”
Det går inte att dra en sådan slutsats.
Titta på mönstret – inte bara siffran
Det kan däremot vara relevant att uppmärksamma när en medarbetare har flera korta sjukperioder under en begränsad tid.
Frågan är då inte:
”Hur bevisar vi att något är fel?”
Utan:
”Finns det något vi behöver förstå eller göra för att situationen ska fungera hållbart?”
Försäkringskassan lyfter upprepad korttidsfrånvaro
Försäkringskassan beskriver upprepad korttidsfrånvaro som en situation där arbetsgivaren kan behöva ta hjälp av företagshälsovård eller annan godkänd aktör med arbetsplatsinriktad rehabilitering.
Det kan handla om att utreda vilka insatser som kan behövas när en medarbetare:
- har upprepad korttidsfrånvaro
- visar signaler på ohälsa
- riskerar att få nedsatt arbetsförmåga
- riskerar längre sjukskrivning
Försäkringskassan – Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd
Kort frånvaro kan ha helt vardagliga orsaker
En person kan exempelvis få:
- förkylningar
- magsjuka
- migrän
- andra återkommande fysiska besvär
Det innebär inte att arbetsplatsen är orsaken.
Undvik därför att börja med misstänksamhet
En chef som säger:
”Du är sjuk väldigt ofta. Vad är egentligen problemet?”
kan snabbt skapa försvar.
En bättre ingång kan vara:
”Jag ser att du har haft flera kortare sjukperioder den senaste tiden. Jag vill stämma av hur du har det och om det finns något i arbetet som vi kan göra för att underlätta.”
Det är ett arbetsgivar- och omsorgsperspektiv
Samtalet handlar inte om att bevisa att personen är sjuk.
Det handlar om att:
- upptäcka behov tidigt
- undersöka arbetsmiljön
- förstå arbetsförmågan
- överväga arbetsanpassning
Arbetsmiljöverket lyfter sjukfrånvaro som möjlig arbetsmiljösignal
AFS 2023:1 anger att arbetsgivaren ska utreda orsakerna när ohälsa eller olycksfall har samband med arbetet för att förebygga att det händer igen.
I de allmänna råden framgår också att sjukfrånvaro kan bero på ohälsa som orsakas av arbetsförhållanden.
Det är därför viktigt att undersöka om frånvaron har samband med arbetsmiljön.
Arbetsmiljöverket – AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete
Utred orsaker – inte skuld
Arbetsmiljöverket betonar att utredningar ska försöka klarlägga bakomliggande orsaker i arbetsmiljön.
Fokus ska inte ligga på:
vem som är skyldig.
Det är en viktig princip även när sjukfrånvaron återkommer.
Fråga om arbetet har förändrats
En medarbetare kanske tidigare nästan aldrig varit sjukfrånvarande.
Sedan förändras något.
Exempel:
- ny chef
- omorganisation
- högre arbetsmängd
- nya arbetsuppgifter
- personalknapphet
- konflikt
- förändrade arbetstider
Efter detta börjar korta sjukperioder komma oftare.
Tidssambandet bevisar inte orsaken
Men det kan motivera frågor.
Exempel:
”Hur har arbetssituationen fungerat sedan organisationen förändrades?”
Arbetsrelaterad stress kan ligga bakom
En medarbetare kan under en period fungera måndag till torsdag.
På fredagen är energin slut.
Eller personen återkommer efter helgen men blir sjuk igen efter några dagar.
Det betyder inte automatiskt att stress är orsaken.
Men om personen samtidigt beskriver:
- hög arbetsbelastning
- svårt att koppla bort arbetet
- sömnproblem
- koncentrationssvårigheter
- ständig trötthet
behöver arbetsgivaren undersöka belastningen.
Läs mer om arbetsrelaterad stress och när arbetsgivaren bör agera.
Stressrelaterad psykisk ohälsa är en viktig sjukskrivningsorsak
Försäkringskassan beskriver att psykiatriska diagnoser sedan 2014 varit den vanligaste diagnosgruppen vid sjukskrivning och att stressrelaterad psykisk ohälsa utgör en stor del av de längre sjukfallen.
Det betyder inte att återkommande korttidsfrånvaro automatiskt beror på psykisk ohälsa.
Men det gör tidiga signaler särskilt viktiga.
Försäkringskassan – Tema psykisk ohälsa
Psykisk ohälsa syns inte alltid tydligt
En person kan ha:
- ångest
- depressiva symtom
- stress
- sömnproblem
utan att chefen märker något under arbetsdagarna.
Korta sjukperioder kan i vissa fall vara en av flera signaler.
Chefen ska inte försöka diagnostisera
Säg inte:
”Jag tror att din frånvaro beror på depression.”
Det är en medicinsk spekulation.
Fråga hellre:
”Finns det något som påverkar din möjlighet att fungera i arbetet som vi behöver känna till för att kunna hjälpa?”
Ångest kan ibland påverka närvaron
En medarbetare kan exempelvis få svårt att gå till arbetet vid:
- stark oro
- panikattacker
- konflikter
- svåra sociala situationer
Läs mer om ångest hos medarbetare.
Depression kan påverka arbetsförmågan
En person kan få svårare med:
- energi
- initiativ
- koncentration
- beslutsfattande
och ibland behöva återkommande sjukfrånvaro innan problemets omfattning blivit tydlig.
Läs mer om depression hos medarbetare.
Sömnproblem kan också bidra
En person som under längre tid sover mycket dåligt kan få:
- stark trötthet
- koncentrationsproblem
- ökad stresskänslighet
- svårare att klara arbetsdagen
Läs mer om sömnproblem hos medarbetare.
Återkommande korttidsfrånvaro kan föregå längre frånvaro
Forskning visar att tidigare sjukfrånvaro på gruppnivå kan vara kopplad till framtida sjukfrånvaro.
En stor longitudinell studie fann att personer med frekventa sjukfrånvaroperioder hade högre risk för både fortsatt återkommande frånvaro och senare längre sjukfrånvaro jämfört med referensgruppen.
PubMed – Risk of future sickness absence in frequent and long-term absentees
Det är en riskmarkör – inte en individuell prognos
Det är viktigt.
Arbetsgivaren kan inte säga:
”Du har varit sjuk flera gånger, därför kommer du bli långtidssjukskriven.”
Forskningen beskriver sannolikheter på gruppnivå.
Den berättar inte vad som kommer hända med en viss individ.
Korta sjukperioder har också kopplats till senare längre perioder
En studie av kommunanställda i Helsingfors fann att tidigare korta sjukfrånvaroperioder var associerade med framtida sjukfrånvaro, inklusive längre sjukperioder.
PubMed – The durations of past sickness absences predict future absence episodes
Forskning finns även specifikt om psykisk ohälsa
En finsk uppföljningsstudie undersökte korta sjukperioder och senare längre sjukfrånvaro på grund av psykiska diagnoser bland kommunanställda.
Forskarna fann samband mellan tidigare korttidsfrånvaro och senare längre psykiskt relaterad sjukfrånvaro.
PubMed – Short sickness absence and subsequent sickness absence due to mental disorders
En annan studie undersökte unga anställda
En finsk registerstudie bland anställda under 35 år fann att frekvent korttidsfrånvaro var associerad med senare längre sjukfrånvaro på grund av psykiska diagnoser.
PubMed – Frequent short sickness absence and long-term sickness absence due to mental disorders
Resultaten ska användas som argument för tidig dialog – inte kontroll
Forskningsresultaten stödjer inte slutsatsen:
”Korttidsfrånvaro måste stoppas.”
En bättre slutsats är:
”Återkommande frånvaro kan vara värdefull information som gör att vi bör förstå situationen tidigare.”
Fråga om arbetsbelastningen
En av de första arbetsrelaterade frågorna kan vara:
”Hinner du med ditt arbete inom ordinarie arbetstid?”
Följ upp med:
- Vilka uppgifter tar mest energi?
- Finns tillräckliga resurser?
- Är prioriteringarna tydliga?
- Arbetar du ofta efter ordinarie arbetstid?
Ohälsosam arbetsbelastning behöver hanteras organisatoriskt
Om arbetskraven mer än tillfälligt överstiger resurserna behöver arbetsgivaren förändra arbetsförutsättningarna.
Det kan exempelvis innebära:
- minskad arbetsmängd
- tydligare prioriteringar
- ökade resurser
- förändrade arbetssätt
Läs mer om ohälsosam arbetsbelastning.
Undersök om korttidsfrånvaron koncentreras kring vissa situationer
Exempel:
Medarbetaren blir ofta sjuk samma vecka som:
- ett visst möte
- en särskild arbetsuppgift
- en viss typ av kundkontakt
Det bevisar inte orsaken.
Men det kan motivera en dialog om arbetssituationen.
Konflikter kan påverka närvaron
En person som upplever stark oro inför en arbetsplatskonflikt kan få svårare att:
- sova
- koncentrera sig
- gå till arbetet
Konflikten behöver i så fall hanteras som arbetsmiljöfråga.
Läs mer om konflikter på arbetsplatsen.
Kränkande särbehandling måste också övervägas
Om medarbetaren berättar om:
- utfrysning
- förlöjliganden
- återkommande kränkande handlingar
behöver arbetsgivaren hantera frågan enligt arbetsplatsens rutiner.
Läs mer om kränkande särbehandling på arbetsplatsen.
Distansarbete kan förändra sjukfrånvaromönstret
En person kanske tidigare sjukskrev sig vid dåligt mående.
Nu tänker personen:
”Jag jobbar hemifrån i stället.”
Då kan sjukfrånvaron minska samtidigt som sjuknärvaron ökar.
Det innebär att sjukfrånvarostatistik inte berättar hela historien.
Läs mer om sjuknärvaro vid psykisk ohälsa.
Låg korttidsfrånvaro betyder därför inte automatiskt låg ohälsa
En arbetsplats kan ha:
mycket låg sjukfrånvaro
men samtidigt
många människor som arbetar trots att de mår dåligt.
Titta på flera signaler samtidigt
Exempelvis:
- sjukfrånvaro
- övertid
- personalomsättning
- arbetsbelastning
- arbetsmiljödialog
- tillbud
Chefen behöver våga ta samtalet
Vissa chefer väntar eftersom de är rädda att fråga om hälsa.
Men samtalet behöver inte börja medicinskt.
Exempel:
”Jag ser ett återkommande frånvaromönster och vill höra hur arbetssituationen fungerar för dig.”
Fråga vad arbetsgivaren kan påverka
En bra fråga är:
”Finns det något i arbetet eller arbetsmiljön som vi kan förändra för att det ska fungera bättre?”
Det öppnar för konkreta svar
Medarbetaren kanske säger:
”Jag hinner inte med arbetsmängden.”
eller:
”Jag får migrän av nattpassen.”
eller:
”Jag får ångest inför mötena med den här kunden.”
eller:
”Nej, det är privata medicinska problem och jobbet fungerar bra.”
Alla dessa svar kräver olika hantering.
Respektera privat medicinsk information
Medarbetaren behöver inte lämna en fullständig medicinsk berättelse till sin chef.
Arbetsgivaren behöver framför allt förstå:
- om arbetsförmågan påverkas
- om arbetet behöver anpassas
- om arbetsmiljön bidrar
Chefen behöver inte känna till varje diagnos
Det kan ibland räcka att personen säger:
”Jag har ett återkommande hälsoproblem som gör vissa arbetstider svåra.”
Då kan arbetsanpassning diskuteras utan att hela den medicinska bakgrunden behöver redovisas.
Arbetsanpassning kan förebygga sjukfrånvaro
Arbetsmiljöverket beskriver arbetsanpassning som individuella åtgärder i den:
- fysiska
- organisatoriska
- sociala
arbetsmiljön.
Arbetsanpassning kan användas för att förebygga sjukfrånvaro och för att underlätta återgång efter sjukdom.
Arbetsmiljöverket – Arbetsanpassning
Exempel på arbetsanpassning
Det kan beroende på behov exempelvis handla om:
- ändrade arbetstider
- anpassade arbetsuppgifter
- förändrad arbetsfördelning
- arbetshjälpmedel
- tydligare struktur
Arbetsanpassning behöver vara individuell
Det finns ingen standardlösning för:
”medarbetare med korttidsfrånvaro.”
Anpassningen ska svara mot den faktiska situationen.
Arbetsgivaren behöver ha rutiner
Arbetsmiljöverket anger att arbetsgivaren ska ha rutiner för hur information om behov av arbetsanpassning tas emot och hur arbetsgivaren sedan ska agera.
Rutinerna ska vara kända på arbetsplatsen.
Arbetsmiljöverket – Vägledning om arbetsanpassning
Försäkringskassan betonar tidiga insatser
Försäkringskassan beskriver att arbetsgivaren ansvarar för att:
- skapa en god arbetsmiljö
- förebygga ohälsa
- ha systematiskt arbetsmiljöarbete
- ha en organisation för arbetsanpassning
När en medarbetare inte mår bra rekommenderas arbetsgivaren att bjuda in till samtal och undersöka vad som kan göras.
Försäkringskassan – Att förebygga sjukfrånvaro
Det är precis här artikelns fokus skiljer sig från allmän sjukskrivningsprevention
Att förebygga sjukfrånvaro är ett brett arbetsmiljöarbete.
Återkommande korttidsfrånvaro handlar mer specifikt om situationen där arbetsgivaren redan ser ett mönster hos en enskild medarbetare.
Läs mer om hur arbetsgivaren kan förebygga sjukskrivning vid psykisk ohälsa.
Företagshälsovård kan kopplas in tidigt
Försäkringskassan beskriver uttryckligen att arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd kan vara aktuellt vid:
- upprepad korttidsfrånvaro
- signaler om ohälsa
- oklar arbetsförmåga
- risk för framtida sjukskrivning
Det betyder att arbetsgivaren inte behöver vänta på långtidssjukskrivning
Extern sakkunnig hjälp kan användas redan i ett tidigare skede.
Företagshälsovården kan exempelvis hjälpa till med
- arbetsförmågerelaterade frågor
- arbetsmiljörisker
- arbetsanpassning
- rehabiliteringsinsatser
Läs mer om företagshälsovård eller psykoterapi.
Psykoterapi har en annan funktion
Om den återkommande frånvaron hänger samman med exempelvis:
- ångest
- depression
- stressrelaterade psykiska problem
- livskris
- relationssvårigheter
kan psykoterapeutiskt stöd vara relevant när behandlingsformen bedöms lämplig.
Men psykoterapeuten ska inte utreda sjukfrånvarostatistik åt arbetsgivaren
Rollerna behöver hållas tydliga.
Arbetsgivaren hanterar:
- arbetsmiljö
- arbetsanpassning
- rehabiliteringsprocess
Psykoterapeutiskt arbete fokuserar på individens psykiska problematik.
Samtalsstöd ska inte ersätta organisatorisk åtgärd
Om medarbetaren är sjuk återkommande därför att arbetet innebär:
för hög och ohållbar arbetsbelastning
behöver arbetsgivaren hantera arbetsbelastningen.
Att erbjuda samtalsstöd kan vara ett komplement.
Det är inte hela lösningen.
Samtalsstöd kan däremot vara en tidig individuell insats
En person kan exempelvis säga:
”Jag har mycket ångest men vill försöka fortsätta arbeta.”
Då kan professionellt stöd vara en del av en bredare plan.
Läs mer om samtalsstöd för medarbetare.
Det är inte arbetsgivarens uppgift att göra personen frisk
Hälso- och sjukvården ansvarar för:
- medicinsk diagnostik
- medicinsk behandling
- medicinsk rehabilitering
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsplatsens del.
De två delarna kan behöva ske parallellt
Exempel:
Medarbetaren får vård för ångest.
Samtidigt minskar arbetsgivaren en tillfälligt ohållbar arbetsbelastning.
ADHD eller autism kan ibland vara relevant
En person kan ha återkommande svårigheter när arbetsmiljön ställer särskilt höga krav på exempelvis:
- koncentration
- planering
- hantering av förändringar
- sensorisk belastning
Då kan individuell arbetsanpassning vara relevant.
Läs mer om ADHD på arbetsplatsen och autism på arbetsplatsen.
Diagnosen ska fortfarande inte antas
Återkommande sjukfrånvaro betyder inte:
ADHD.
autism.
depression.
utmattning.
eller någon annan särskild diagnos.
Alkoholproblem kan ibland finnas bakom frånvaromönster
Det är ytterligare en situation där arbetsgivaren ska vara försiktig med slutsatser.
Återkommande frånvaro efter helger innebär inte automatiskt ett alkoholproblem.
Om arbetsrelaterade signaler däremot skapar konkret oro behöver situationen hanteras professionellt.
Läs mer om alkoholproblem hos medarbetare.
Undvik att spekulera med kollegorna
Säg inte:
”Har ni märkt att Erik alltid är sjuk på måndagar?”
Det skapar lätt:
- rykten
- misstänksamhet
- integritetsproblem
Ta samtalet direkt med medarbetaren
Håll dialogen professionell och saklig.
Dokumentera relevanta arbetsrelaterade fakta
I ett rehabiliterings- eller arbetsanpassningsärende kan det vara relevant att dokumentera:
- att samtal genomförts
- vilka arbetsrelaterade problem som identifierats
- vilka åtgärder som beslutats
- när uppföljning ska ske
Dokumentera inte egna diagnoser
Undvik formuleringar som:
”Återkommande frånvaro på grund av förmodad depression.”
om detta bara är chefens spekulation.
Vad händer om personen säger att arbetet inte är problemet?
Det kan vara helt korrekt.
Personen kanske har:
- en kronisk fysisk sjukdom
- återkommande medicinska besvär
- privata omständigheter
som arbetsgivaren inte kan eller ska lösa.
Fråga ändå om arbetsanpassning behövs
Även när orsaken till hälsoproblemet ligger utanför arbetsplatsen kan arbetet ibland behöva anpassas.
Arbetsmiljöverket beskriver att arbetsanpassning kan vara relevant även när sjukdomen eller skadan inte orsakats av arbetet.
Fokusera på arbetsförmågan
Fråga:
”Finns något i arbetet vi behöver förändra för att det ska fungera bättre utifrån din situation?”
När medarbetaren inte vill diskutera sin hälsa
Respektera den privata medicinska informationen.
Men arbetsgivaren kan fortfarande diskutera:
- närvaro
- arbetsfunktion
- arbetsbelastning
- eventuella arbetsanpassningsbehov
Undvik hotfull ton
Ett samtal om återkommande sjukfrånvaro bör inte automatiskt börja med:
”Det här kan inte fortsätta.”
Det kan göra det svårare att få fram information som faktiskt hjälper arbetsgivaren att förebygga längre sjukfrånvaro.
Men chefen kan vara tydlig
Exempel:
”Vi behöver förstå om det finns något vi kan göra eftersom frånvaron återkommer. Jag vill därför gå igenom hur arbetet fungerar och om det finns behov av stöd eller arbetsanpassning.”
Balansen är omtanke och struktur
Samtalet behöver inte vara:
anklagande.
Det behöver inte heller vara:
gränslöst terapeutiskt.
Det kan vara ett professionellt arbetsgivarsamtal.
När chefen själv är osäker
Chefen kanske funderar:
”Hur mycket får jag fråga?”
”Vad är mitt ansvar?”
”När ska HR kopplas in?”
”När behövs företagshälsovård?”
Då kan professionellt chefsstöd eller HR-stöd vara värdefullt.
Läs mer om chefsstöd vid psykisk ohälsa.
Arbetsgivaren behöver också titta på gruppnivån
Anta att flera personer i samma arbetsgrupp får ökad korttidsfrånvaro.
Då bör organisationen särskilt undersöka:
- arbetsbelastning
- bemanning
- arbetstider
- konflikter
- förändringar
- ledarskap
Det kan vara ett systemproblem
Om ett helt team börjar få problem ska fokus inte bara ligga på enskilda individer.
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att följa mönster
Arbetsgivaren behöver:
- undersöka arbetsmiljön
- bedöma riskerna
- genomföra åtgärder
- följa upp resultatet
Det är en kontinuerlig process.
Frånvarodata kan vara en del av bilden
Men den ska kombineras med annan kunskap.
Exempelvis:
- arbetsmiljöundersökningar
- dialog med medarbetare
- tillbudsrapportering
- övertid
- personalomsättning
Gör inte målet till noll sjukfrånvaro
En frisk organisation innebär inte att ingen någonsin är sjuk.
Sjukdom är en normal del av livet.
Målet bör vara att:
- förebygga arbetsrelaterad ohälsa
- upptäcka stödbehov tidigt
- skapa hållbara arbetsförutsättningar
En kultur som pressar människor att arbeta sjuka är inte lösningen
Att minska korttidsfrånvaro genom att skapa sjuknärvaro kan vara kontraproduktivt.
Läs mer om sjuknärvaro vid psykisk ohälsa.
Forskning om frekvent frånvaro ger också en viktig varning
En studie med över 50 000 arbetstagare undersökte möjligheten att förutsäga längre framtida sjukfrånvaro bland personer med frekvent frånvaro.
Forskarna kunde identifiera faktorer som hade samband med senare längre frånvaro, men modellerna var inte tillräckligt träffsäkra för individuell praktisk förutsägelse.
PubMed – Predicting long-term sickness absence among employees with frequent sickness absence
Det är mycket relevant för arbetsgivare
Statistik kan hjälpa oss att förstå risk på gruppnivå.
Men den kan inte ersätta:
- samtalet
- individuell bedömning
- arbetsmiljöanalys
Undvik därför automatiska risketiketter
En medarbetare ska inte få etiketten:
”framtida långtidssjukskriven.”
Arbetsgivaren ska arbeta förebyggande utan att förutsäga individens framtid.
När korttidsfrånvaron övergår i längre sjukskrivning
Då behöver arbetsgivaren fortsätta den regelbundna kontakten och bedöma:
- arbetsanpassning
- rehabiliteringsbehov
- möjlighet till återgång
Läs mer om rehabilitering vid psykisk ohälsa.
Återgången behöver planeras hållbart
Målet är inte bara:
”tillbaka på jobbet.”
Frågan är:
”Kan personen vara tillbaka på ett hållbart sätt?”
Läs mer om återgång i arbete efter psykisk ohälsa.
Undvik pendlingen mellan full belastning och sjukfrånvaro
Ett vanligt problem kan vara:
Medarbetaren är sjuk.
Kommer tillbaka.
Tar omedelbart hela arbetsmängden.
Blir sjuk igen.
Undersök om arbetsanpassningen behöver fortsätta efter återgång
Arbetsförmåga kan återkomma stegvis.
Vanliga misstag vid återkommande korttidsfrånvaro
Att automatiskt misstänka missbruk av sjukfrånvaro
Frånvaron kan ha många legitima orsaker.
Att ignorera mönstret
Återkommande korta perioder kan motivera tidig dialog.
Att diagnostisera
Chefen ska inte avgöra om personen har depression, utmattning eller annan sjukdom.
Att bara fråga varför personen är sjuk
Fråga även hur arbetet fungerar.
Att kräva privata medicinska detaljer
Fokusera på arbetsförmåga och arbetsanpassning.
Att vänta på långtidssjukskrivningen
Arbetsgivaren kan agera förebyggande betydligt tidigare.
Att erbjuda terapi som enda åtgärd
Arbetsmiljöproblem behöver arbetsmiljöåtgärder.
Att bara minska sjukfrånvarotalet
Minskad frånvaro är inte positivt om människor i stället arbetar sjuka.
Att spekulera med kollegorna
Skydda medarbetarens integritet.
Att inte följa upp en arbetsanpassning
Kontrollera om åtgärden faktiskt fungerar.
Att behandla alla frånvaromönster likadant
Individuella orsaker varierar.
Att glömma gruppnivån
Ökad frånvaro hos flera kan vara en signal om organisatoriska problem.
En praktisk modell för arbetsgivaren
1. Uppmärksamma mönstret
Reagera på återkommande frånvaro utan att dra slutsatser om orsaken.
2. Bjud in till ett tidigt samtal
Var saklig och respektfull.
3. Fråga hur arbetet fungerar
Undersök arbetsbelastning, arbetstider och arbetsmiljö.
4. Fråga om arbetsförmågan
Finns delar av arbetet som har blivit svårare?
5. Undersök behov av arbetsanpassning
Gör konkreta förändringar när behov finns.
6. Kartlägg arbetsmiljörisker
Särskilt om flera medarbetare uppvisar liknande mönster.
7. Använd rätt extern kompetens
Företagshälsovård eller annan sakkunnig kan behövas vid oklar arbetsförmåga eller rehabiliteringsbehov.
8. Erbjud professionellt psykiskt stöd vid relevanta individuella behov
Psykoterapeutiskt stöd kan vara aktuellt vid exempelvis ångest eller depression.
9. Håll rollerna tydliga
Chefen leder arbetet. Vården diagnostiserar och behandlar.
10. Dokumentera relevanta arbetsåtgärder
Undvik medicinska spekulationer.
11. Bestäm uppföljning
Exempelvis efter två eller fyra veckor beroende på situationen.
12. Justera insatsen
Om frånvaron eller problemen fortsätter behöver situationen omprövas.
Frågor chefen kan ställa
- Hur upplever du att arbetet fungerar just nu?
- Finns det något i arbetet som påverkar din hälsa eller arbetsförmåga?
- Hur fungerar arbetsbelastningen?
- Ryms arbetet inom ordinarie arbetstid?
- Är arbetstiderna hållbara?
- Finns arbetsuppgifter som blivit särskilt svåra?
- Finns konflikter eller andra arbetsmiljöfrågor som påverkar dig?
- Finns något vi kan förändra på arbetsplatsen?
- Skulle en arbetsanpassning hjälpa?
- Behöver vi ta hjälp av företagshälsovård eller annan professionell aktör?
- När ska vi följa upp?
Frågor HR och ledning kan ställa
- Har vi rutiner för återkommande korttidsfrånvaro?
- Fokuserar rutinerna på tidigt stöd eller bara kontroll?
- Vet chefer hur de ska föra frånvarosamtal?
- Finns rutiner för arbetsanpassning?
- Vet chefer när företagshälsovård kan användas?
- Analyserar vi sjukfrånvaro som en del av arbetsmiljöarbetet?
- Finns arbetsgrupper där korttidsfrånvaron ökar?
- Hur ser arbetsbelastningen ut där?
- Hur ser personalomsättningen och övertiden ut?
- Har medarbetarna möjlighet att berätta om tidiga problem?
- Riskerar vår kultur att skapa sjuknärvaro?
- Följer vi upp genomförda arbetsanpassningar?
Vanliga frågor om återkommande korttidsfrånvaro
Vad är återkommande korttidsfrånvaro?
Det innebär att en medarbetare har flera återkommande korta sjukperioder. Det finns ingen universell gräns som i alla sammanhang avgör när frånvaron ska betraktas som frekvent.
När bör chefen reagera?
När ett tydligt återkommande mönster uppstår kan det vara lämpligt att föra en tidig dialog om hur medarbetaren och arbetssituationen fungerar.
Betyder korttidsfrånvaro att medarbetaren har psykisk ohälsa?
Nej. Korttidsfrånvaro kan ha många olika medicinska och privata orsaker. Psykisk ohälsa är bara en möjlig förklaring.
Kan återkommande korttidsfrånvaro vara ett tecken på stress?
Det kan vara en av flera möjliga signaler, särskilt om medarbetaren samtidigt beskriver hög arbetsbelastning, sömnproblem och bristande återhämtning. Det går inte att avgöra orsaken utifrån frånvaron ensam.
Kan korttidsfrånvaro föregå längre sjukskrivning?
Flera longitudinella studier har funnit samband mellan återkommande kort sjukfrånvaro och senare längre sjukfrånvaro på gruppnivå. Sambanden kan inte användas för att förutsäga utvecklingen hos en enskild medarbetare.
Ska chefen fråga varför medarbetaren är sjuk?
Chefen kan fråga om hur hälsan påverkar arbetet och om arbetsplatsen kan göra något för att underlätta, men behöver inte få fullständig privat medicinsk information.
Kan arbetsgivaren fråga om psykisk hälsa?
Chefen kan respektfullt fråga hur personen mår och om något påverkar arbetsförmågan. Chefen ska däremot inte försöka diagnostisera psykisk sjukdom.
Vad ska chefen säga?
Ett exempel är: ”Jag ser att du har haft flera korta sjukperioder och vill höra hur arbetssituationen fungerar och om det finns något vi kan göra för att underlätta.”
När behövs arbetsanpassning?
När hälsan eller andra individuella förutsättningar innebär att arbetet behöver förändras för att förebygga eller hantera nedsatt arbetsförmåga.
Kan arbetsanpassning ske innan lång sjukskrivning?
Ja. Arbetsanpassning kan användas förebyggande för att minska risken för sjukfrånvaro.
Vilken arbetsanpassning kan göras?
Exempel kan vara förändrade arbetstider, anpassade arbetsuppgifter, förändrad arbetsfördelning eller andra individuellt utformade åtgärder.
När kan företagshälsovård användas?
Företagshälsovård kan vara relevant vid exempelvis upprepad korttidsfrånvaro, signaler om ohälsa, oklar arbetsförmåga eller risk för längre sjukskrivning.
Finns stöd från Försäkringskassan?
Arbetsgivare kan under vissa förutsättningar ansöka om arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för insatser från godkänd anordnare. Aktuella villkor finns hos Försäkringskassan.
Kan psykoterapi hjälpa?
Ja, när korttidsfrånvaron sammanfaller med psykiska problem där psykoterapeutisk behandling är en lämplig insats, exempelvis ångest eller depression.
Kan psykoterapi minska sjukfrånvaron?
Det går inte att lova att psykoterapi minskar en enskild medarbetares sjukfrånvaro. Behandlingen ska utgå från personens kliniska behov, medan arbetsgivaren parallellt behöver hantera arbetsmiljö och arbetsanpassning.
Kan samtalsstöd ersätta företagshälsovård?
Inte när arbetsgivaren behöver en arbetsförmåge-, arbetsmiljö- eller rehabiliteringsinriktad bedömning. Aktörerna har olika roller.
Vad gör arbetsgivaren om orsaken är privat?
Arbetsgivaren kan fortfarande undersöka om en arbetsanpassning skulle underlätta, även när själva sjukdomen eller belastningen inte orsakats av arbetet.
Vad gör arbetsgivaren om personen inte vill prata?
Respektera privat medicinsk information. Arbetsgivaren kan samtidigt fortsätta diskutera arbetsfunktion, frånvaro och eventuella arbetsanpassningsbehov.
Vad gör arbetsgivaren om flera i samma grupp har ökad frånvaro?
Undersök den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, exempelvis arbetsbelastning, bemanning, arbetstider, konflikter och förändringar.
Är målet att få bort all korttidsfrånvaro?
Nej. Människor blir sjuka. Målet bör vara att förebygga arbetsrelaterad ohälsa och upptäcka stöd- och anpassningsbehov tidigt – inte att skapa en kultur där människor arbetar sjuka.
Återkommande korttidsfrånvaro är information – inte en dom
Det är kanske den viktigaste principen.
Flera korta sjukperioder berättar att personen varit frånvarande.
De berättar inte automatiskt:
varför.
De berättar inte:
vilken diagnos personen har.
Och de berättar inte:
hur framtiden kommer att se ut.
Men de kan ge arbetsgivaren en anledning att:
fråga tidigare.
lyssna bättre.
undersöka arbetsmiljön.
och erbjuda rätt stöd innan problemen eventuellt blir större.
Det är en betydligt bättre strategi än att vänta tills den återkommande korttidsfrånvaron har övergått i en längre sjukskrivning.
När kan Gävleborgs Psykoterapi hjälpa?
Gävleborgs Psykoterapi AB erbjuder professionellt stöd för företag när en medarbetares återkommande frånvaro sammanfaller med psykiska eller emotionella svårigheter där professionellt samtalsstöd är lämpligt.
Det kan exempelvis handla om:
- ångest
- nedstämdhet
- stressrelaterade psykiska problem
- stark självkritik
- relationssvårigheter
- livskris
Insatser kan omfatta individuellt samtalsstöd och psykoterapeutiska insatser efter professionell bedömning.
Gävleborgs Psykoterapi kan även erbjuda professionellt chefsstöd när en chef behöver strukturera ett svårt samtal kring psykisk ohälsa eller återkommande frånvaro.
Insatserna genomförs av legitimerad psykoterapeut.
Digitala planerade samtal kan erbjudas till vuxna medarbetare och chefer i hela Sverige när formatet och problematiken är lämpliga.
Gävleborgs Psykoterapi ersätter inte företagshälsovård, medicinsk eller psykiatrisk vård, arbetsförmågebedömning, arbetsrättslig rådgivning eller arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljö, arbetsanpassning och rehabilitering.
Individuellt samtalsstöd ska inte användas som ersättning för organisatoriska åtgärder när sjukfrånvaron har samband med exempelvis ohälsosam arbetsbelastning eller andra arbetsmiljörisker.
Läs mer om professionellt stöd för företag och arbetsgivare.
Kontakta Gävleborgs Psykoterapi
Företag och arbetsgivare kan kontakta Gävleborgs Psykoterapi när en medarbetare behöver professionellt psykoterapeutiskt stöd eller när en chef behöver ett professionellt reflektionsstöd kring psykisk ohälsa i arbetslivet.
Digitala samtal kan erbjudas i hela Sverige när formatet är lämpligt.
Källor och vidare läsning
Försäkringskassan – Att förebygga sjukfrånvaro
Försäkringskassan – Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd
Försäkringskassan – Tema psykisk ohälsa
Arbetsmiljöverket – AFS 2023:1
Arbetsmiljöverket – Arbetsanpassning
Arbetsmiljöverket – Vägledning om arbetsanpassning
PubMed – Risk of future sickness absence in frequent and long-term absentees
PubMed – The durations of past sickness absences predict future absence episodes
PubMed – Short sickness absence and subsequent sickness absence due to mental disorders
PubMed – Predicting long-term sickness absence among employees with frequent sickness absence
Texten är allmän information för arbetsgivare och chefer och ersätter inte individuell medicinsk, psykiatrisk, psykoterapeutisk, arbetsrättslig eller arbetsmiljömässig bedömning. Återkommande korttidsfrånvaro kan ha många orsaker och innebär inte i sig psykisk ohälsa eller att längre sjukskrivning kommer att uppstå. Arbetsanpassning och rehabiliteringsåtgärder behöver bedömas individuellt. Individuellt samtalsstöd ersätter inte arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljö och arbetsanpassning.