När en medarbetare inte fungerar på jobbet

En medarbetare som tidigare fungerat bra börjar missa deadlines.

Arbetsuppgifter blir liggande.

Kollegorna behöver påminna om sådant som tidigare fungerade utan problem.

Chefen börjar tänka:

”Vad har hänt?”

Är personen stressad?

Deprimerad?

Överbelastad?

Har arbetsuppgifterna blivit otydliga?

Eller handlar det helt enkelt om att medarbetaren inte gör det arbete som förväntas?

Det är en av de svårare situationerna i chefskapet.

Nedsatt prestation kan ibland vara ett tidigt tecken på psykisk eller fysisk ohälsa.

Men prestationsproblem behöver inte bero på sjukdom.

De kan också handla om exempelvis:

• otydliga förväntningar
• bristande kompetens
• för hög arbetsbelastning
• bristande prioritering
• konflikter
• svag introduktion
• organisatoriska problem
• andra individuella eller arbetsrelaterade faktorer

Arbetsgivaren behöver därför undvika två motsatta misstag:

att behandla varje prestationsproblem som psykisk ohälsa

och

att behandla psykisk ohälsa som ett rent prestationsproblem.

Gävleborgs Psykoterapi erbjuder professionellt stöd för företag och arbetsgivare när psykisk ohälsa eller annan emotionell belastning påverkar en medarbetare eller chef.

När en medarbetare inte längre fungerar som tidigare

Det mest betydelsefulla är ofta förändringen.

En person som tidigare:

• höll deadlines
• hade god koncentration
• var strukturerad
• samarbetade väl

börjar plötsligt:

• glömma saker
• göra fler misstag
• komma efter med arbetet
• ha svårt att fatta beslut
• dra sig undan

Då finns anledning att fråga vad som har förändrats.

Försämrad prestation är inte en diagnos

Det går inte att titta på en medarbetares arbetsprestation och avgöra:

”Det här är depression.”

eller:

”Det här är utmattning.”

Samma förändring kan ha många olika orsaker.

Chefen ska undersöka – inte diagnostisera

Chefens uppgift är att förstå vad som händer i arbetet.

Frågor kan vara:

• Vad fungerar inte?
• När började förändringen?
• Har arbetsuppgifterna förändrats?
• Har arbetsbelastningen ökat?
• Är förväntningarna tydliga?
• Finns behov av stöd eller arbetsanpassning?

Utgå från konkreta observationer

Undvik:

”Du verkar inte engagerad längre.”

Det är en tolkning.

Säg hellre:

”De senaste fyra veckorna har tre rapporter kommit efter överenskommen deadline. Jag vill förstå vad som gör det svårt att få dem färdiga i tid.”

Skillnaden är viktig

Observation:

”Tre deadlines har missats.”

Tolkning:

”Du bryr dig inte längre.”

Det första går att diskutera sakligt.

Det andra kan skapa försvar.

Psykisk ohälsa kan påverka arbetsförmågan

Vanliga psykiska problem kan påverka flera funktioner som är viktiga i arbetslivet.

Det kan exempelvis handla om:

• energi
• koncentration
• minne
• beslutsförmåga
• initiativförmåga
• socialt samspel
• förmåga att hantera stress

Men sambandet mellan diagnos och arbetsförmåga varierar

Två personer med samma diagnos kan fungera mycket olika i arbetet.

En person med depression kan fortfarande arbeta relativt väl.

En annan kan ha mycket svårt att utföra även tidigare enkla arbetsuppgifter.

Därför är det den faktiska funktionen i det konkreta arbetet som behöver förstås.

Forskningen visar samband mellan psykisk ohälsa och arbetsfunktion

En kritisk forskningsöversikt fann ett genomgående samband mellan framför allt depression och ångest och minskad arbetsrelaterad produktivitet.

Forskarna betonade samtidigt begränsningar i forskningen och behovet av fler longitudinella studier och bättre kausala analyser.

PubMed – The Role of Mental Health on Workplace Productivity

Det innebär inte att varje prestationsproblem beror på psykisk ohälsa

Arbetsgivaren behöver fortfarande undersöka andra möjliga orsaker.

Börja med frågan: är uppdraget tydligt?

En medarbetare kan uppfattas som underpresterande trots att organisationen aldrig tydligt definierat vad som förväntas.

Chefen säger:

”Du behöver ta mer ansvar.”

Medarbetaren frågar:

”För vad?”

AFS 2023:2 ställer krav på tydlighet

Arbetsgivaren ska bland annat se till att arbetstagarna känner till:

• vilka arbetsuppgifter de ska utföra
• vilka resultat som ska uppnås
• hur arbetet ska utföras när särskilda arbetssätt gäller
• vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker
• vem de kan vända sig till för hjälp och stöd

Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2

Otydliga förväntningar kan se ut som prestationsproblem

Exempel:

Chefen förväntar sig att kundmejl besvaras inom 24 timmar.

Medarbetaren tror att tre arbetsdagar är acceptabelt.

Problemet kan då vara bristande kommunikation snarare än bristande arbetsförmåga.

Definiera vad som förväntas

Exempel:

”Kundärenden ska normalt besvaras inom en arbetsdag.”

Det blir möjligt att:

• förstå förväntningen
• följa upp den
• diskutera varför den eventuellt inte uppnås

Fråga sedan om arbetsbelastningen är rimlig

En person kan prestera sämre därför att mängden arbete blivit för stor.

Det kan se ut som:

dålig planering.

Men problemet kan vara:

femton prioriterade arbetsuppgifter samtidigt.

Arbetsgivaren behöver undersöka krav och resurser

En medarbetare som inte hinner behöver inte automatiskt vara ineffektiv.

Fråga:

• Hur mycket arbete finns?
• Hur lång tid tar uppgifterna?
• Vilka resurser finns?
• Vilka avbrott uppstår?
• Vilka uppgifter kan prioriteras bort?

Prestationsproblem kan alltså vara organisationsproblem

Om fem personer i samma grupp plötsligt missar deadlines är det mindre sannolikt att alla samtidigt blivit mindre motiverade.

Undersök verksamheten.

Ohälsosam arbetsbelastning ska hanteras organisatoriskt

Arbetsmiljöverket beskriver ohälsosam arbetsbelastning som en obalans där kraven mer än tillfälligt överstiger resurserna.

Arbetsmiljöverket – Förebygg ohälsosam arbetsbelastning

Att säga ”jobba effektivare” löser inte kapacitetsbrist

Om personen har 50 timmars arbete men 40 arbetstimmar behöver något förändras.

Det kan exempelvis handla om:

• minskade krav
• prioriteringar
• ökade resurser
• förändrat arbetssätt

Fråga om det finns en kompetensfråga

En medarbetare kan också ha svårt att utföra arbetet därför att personen saknar:

• utbildning
• erfarenhet
• systemkunskap
• introduktion

Det behöver inte vara psykisk ohälsa

En nyanställd som tar dubbelt så lång tid på sig kanske helt enkelt fortfarande lär sig arbetet.

Fråga vad personen behöver kunna

Exempel:

”Vilka delar av systemet känner du dig fortfarande osäker på?”

Det kan leda till:

• utbildning
• handledning
• tydligare instruktioner

Men undvik att automatiskt kalla problemet kompetensbrist

En tidigare mycket kompetent person som plötsligt får svårt med välbekanta arbetsuppgifter bör väcka andra frågor.

Förändring över tid är viktig information

Fråga:

Har personen alltid haft svårt med uppgiften?

eller:

Har något förändrats?

Plötslig försämring kan motivera en hälsodialog

Exempel:

”Det här har fungerat väldigt bra för dig tidigare. Nu verkar det ha blivit betydligt svårare. Hur har du det?”

Chefen behöver inte fråga efter en diagnos

Undvik:

”Har du depression?”

Säg hellre:

”Jag är bekymrad över förändringen och vill förstå om det finns något som påverkar dig eller arbetet som vi behöver hantera.”

Medarbetaren kan välja att berätta

Personen kanske säger:

”Jag har blivit deprimerad.”

eller:

”Jag har fått svår ångest.”

Då får arbetsgivaren viktig information.

Men nästa fråga är fortfarande:

Hur påverkar detta arbetet?

Diagnosen i sig säger inte vilken arbetsanpassning som behövs

Arbetsgivaren behöver förstå:

• vilka arbetsuppgifter som fungerar
• vilka som är svåra
• vilken belastning som är möjlig
• vilket stöd som skulle underlätta

Depression kan påverka arbetsfunktionen på flera sätt

En medarbetare kan exempelvis få:

• lägre energi
• koncentrationssvårigheter
• minskat initiativ
• svårigheter att fatta beslut

Det kan utifrån misstolkas som:

lathet.

Läs mer om depression hos medarbetare.

Ångest kan också påverka arbetet

En person kan exempelvis:

• överkontrollera uppgifter
• undvika svåra samtal
• ha svårt att koncentrera sig
• oroa sig mycket för misstag

Läs mer om ångest hos medarbetare.

Stress kan påverka kognitiv funktion

En tidigare strukturerad person kanske börjar:

• glömma möten
• tappa tråden
• ha svårt att prioritera
• göra fler misstag

Det kan vara relevant att undersöka arbetsbelastningen.

Läs mer om arbetsrelaterad stress.

Utmattning kan se ut som bristande prestation

Chefen kanske säger:

”Hon klarar plötsligt ingenting längre.”

För medarbetaren kan processen ha pågått i månader.

Läs mer om utmattning hos medarbetare.

Sömnproblem kan påverka arbetet kraftigt

En person som sover mycket dåligt kan få svårare med:

• koncentration
• minne
• energi
• omdöme

Läs mer om sömnproblem hos medarbetare.

Sjuknärvaro kan dölja problemet

Medarbetaren kanske fortsätter vara på jobbet varje dag.

Därför tänker chefen:

”Det kan inte vara något allvarligt.”

Men närvaro säger inte allt om arbetsförmågan.

Läs mer om sjuknärvaro vid psykisk ohälsa.

Högpresterande medarbetare kan kompensera länge

En person kan dölja försämrad funktion genom att:

• arbeta kvällar
• arbeta helger
• kontrollera allt flera gånger
• minska sin återhämtning

Prestationsproblemet blir då synligt först när kompensationen inte längre fungerar.

Läs mer om högpresterande medarbetare.

Alla problem behöver inte bero på sjukdom

Det är lika viktigt.

En medarbetare kan exempelvis:

• sakna rätt kompetens
• inte följa överenskomna rutiner
• inte prioritera arbetet tillräckligt
• ha återkommande kvalitetsproblem

utan att det finns känd ohälsa bakom.

Arbetsgivaren behöver kunna prata om prestation

Att vara lyhörd för psykisk ohälsa innebär inte att alla prestationskrav försvinner.

Chefen kan behöva säga:

”Det här resultatet når inte den nivå som krävs i rollen.”

Var konkret även då

Undvik:

”Du presterar dåligt.”

Säg hellre:

”I fyra av de senaste sex kundärendena har obligatorisk dokumentation saknats. Kravet är att dokumentationen ska vara komplett samma dag.”

Specificera tre saker

Vad har hänt?

Vad förväntas?

Vad behöver förändras?

Exempel

”De två senaste rapporterna kom efter deadline. Förväntningen är att rapporterna är färdiga på överenskommet datum. Jag vill förstå vad som gör det svårt och vad som behöver förändras.”

Det öppnar för både ansvar och förståelse

Medarbetaren kanske svarar:

”Jag har för mycket arbete.”

eller:

”Jag har inte förstått systemet.”

eller:

”Jag mår väldigt dåligt just nu.”

Olika svar kräver olika åtgärder.

Svåra samtal behöver inte vara hårda samtal

Chefen kan vara:

• tydlig
• respektfull
• saklig
• lyhörd

samtidigt.

Läs mer om svåra samtal med medarbetare.

Förbered samtalet

Innan mötet kan chefen samla:

• konkreta exempel
• datum
• överenskommelser
• förväntade resultat

Det minskar risken för allmänna formuleringar.

Undvik en katalog av gamla misstag

Samtalet ska inte bli:

”Och för två år sedan gjorde du också…”

Fokusera på det relevanta aktuella problemet.

Lyssna efter information som förändrar bedömningen

Medarbetaren kanske säger:

”Jag har fått dubbelt så många ärenden sedan Lisa slutade.”

Det är viktig arbetsmiljöinformation.

Chefen behöver kunna ändra hypotes

Chefen gick in i mötet och tänkte:

”Motivationsproblem.”

Men upptäcker:

”Kapacitetsproblem.”

Då bör insatsen förändras.

Var särskilt försiktig med personlighetsbedömningar

Undvik:

• lat
• ointresserad
• negativ
• svag
• ostrukturerad som person

Beskriv arbetsbeteenden.

”Bristande motivation” kan ha flera förklaringar

En person som verkar omotiverad kan exempelvis vara:

• deprimerad
• utmattad
• frustrerad över otydlighet
• i konflikt med kollegor
• felplacerad kompetensmässigt
• faktiskt mindre engagerad

Ta reda på mer innan slutsatsen dras.

Konflikter kan påverka prestationen

En person kan lägga stor mental energi på:

• oro
• undvikande
• förberedelser inför konflikter
• spänningar i arbetsgruppen

Då kan arbetsfunktionen påverkas.

Läs mer om konflikter på arbetsplatsen.

Kränkande särbehandling behöver hanteras separat

Om medarbetaren berättar att personen:

• fryses ut
• förlöjligas
• utsätts för återkommande kränkande handlingar

ska arbetsgivaren inte bara fortsätta med ett prestationssamtal.

Arbetsmiljöfrågan behöver hanteras.

Läs mer om kränkande särbehandling på arbetsplatsen.

En omorganisation kan förändra arbetsförmågan

Medarbetaren kanske fungerade mycket bra i den tidigare organisationen.

Efter omorganisationen har personen:

• ny chef
• nya arbetsuppgifter
• fler parallella krav
• mindre stöd

Det behöver vägas in.

Läs mer om omorganisation och arbetsmiljö.

Arbetsanpassning kan behöva initieras

Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket betonar arbetsgivarens ansvar att förebygga ohälsa och vid behov anpassa arbetet.

Arbetsanpassning kan vara aktuell även innan en längre sjukskrivning har uppstått.

Exempel på arbetsanpassning

Det kan exempelvis handla om:

• minskad arbetsbelastning
• andra arbetsuppgifter
• förändrade arbetstider
• möjlighet till ostört arbete
• tydligare struktur

Försäkringskassan – Att förebygga sjukfrånvaro

Arbetsanpassning ska utgå från behovet

En person med depression kanske behöver en viss anpassning.

En annan person med samma diagnos behöver något helt annat.

Läs mer om arbetsanpassning vid psykisk ohälsa.

Arbetsanpassning är inte samma sak som att ta bort alla krav

En medarbetare kan behöva stöd och samtidigt ha tydliga arbetsuppgifter.

Exempel:

”Vi minskar antalet kundärenden under fyra veckor. De ärenden du ansvarar för behöver däremot fortfarande dokumenteras enligt rutinen.”

Det går alltså att kombinera stöd och förväntningar

De är inte motsatser.

Följ upp arbetsanpassningen

En åtgärd ska inte införas och sedan glömmas bort.

Fråga:

• Fungerar den?
• Har arbetsförmågan förbättrats?
• Behöver något justeras?

Arbetsmiljöverket betonar kontinuerlig dialog

Arbetsanpassning handlar om att förebygga eller åtgärda sjukfrånvaro så att en medarbetare med nedsatt arbetsförmåga kan fortsätta eller återgå i arbete.

Arbetsmiljöverket – Arbetsanpassning

När företagshälsovård kan vara rätt

Arbetsgivaren kanske inte kan avgöra:

• vilka arbetskrav som behöver förändras
• hur arbetsförmågan ska förstås
• vilken arbetsanpassning som är lämplig

Då kan företagshälsovården eller annan sakkunnig kompetens vara relevant.

Försäkringskassan lyfter företagshälsovården som stöd

Företagshälsovården kan enligt Försäkringskassan bland annat hjälpa arbetsgivaren med:

• tidiga tecken på ohälsa
• arbetsanpassning
• arbetsmiljörisker
• kontakt med medarbetaren

När psykoterapi kan vara relevant

Psykoterapi är en annan typ av insats.

Den kan vara relevant när medarbetaren exempelvis har:

• depression
• ångest
• stressrelaterade psykiska besvär
• livskris
• relationssvårigheter

Läs mer om företagshälsovård eller psykoterapi.

Psykoterapi ska inte användas som prestationsåtgärd

Arbetsgivaren ska inte säga:

”Din prestation är för låg. Därför måste du gå i terapi.”

Psykoterapi kräver ett relevant psykoterapeutiskt behov och professionell bedömning.

Samtalsstöd ska erbjudas – inte användas som disciplinär markering

Om medarbetaren har psykiska besvär kan samtalsstöd vara värdefullt.

Men deltagandet behöver ha rätt syfte och tydliga rollgränser.

Läs mer om samtalsstöd för medarbetare.

Psykoterapi kan inte ersätta kompetensutveckling

Om problemet är:

”Medarbetaren kan inte det nya ekonomisystemet.”

är lösningen utbildning.

Inte terapi.

Psykoterapi kan inte ersätta rimlig arbetsbelastning

Om problemet är:

”Personen har dubbelt så många ärenden som tidigare.”

behöver arbetsorganisationen hanteras.

Psykoterapi kan heller inte ersätta ledarskap

Om problemet är:

”Ingen har sagt vad som förväntas.”

behöver chefen tydliggöra uppdraget.

Rätt problem behöver rätt åtgärd

Det kan förenklas så här:

För hög arbetsbelastning → organisatorisk åtgärd.

Bristande kunskap → utbildning eller handledning.

Otydliga förväntningar → tydligare ledarskap.

Psykisk ohälsa → vård eller professionellt stöd när det är lämpligt.

Nedsatt arbetsförmåga → arbetsanpassning och vid behov rehabilitering.

Konflikt → konflikthantering.

Oacceptabel arbetsprestation utan identifierad ohälsa → tydlig prestationsdialog och relevant HR-/arbetsrättslig hantering.

I verkligheten kan flera faktorer finnas samtidigt

En medarbetare kan:

ha depression

och

sakna tydliga arbetsinstruktioner

och

ha för mycket arbete.

Då behöver flera delar hanteras.

Forskningen stödjer kombinationen av arbete och psykisk hälsa

En systematisk översikt och metaanalys publicerad 2025 undersökte arbetsfokuserade interventioner för personer med symtom på depression, ångest eller psykisk belastning.

Interventionerna kombinerade psykologiskt stöd med organisatoriska strategier som arbetsmodifieringar och samarbete med chef.

Resultaten visade små till måttliga positiva effekter på arbetsfunktion och mindre effekter på psykiskt mående efter interventionen.

Effekterna var däremot inte tydligt bibehållna vid längre uppföljning.

PubMed – Work-focused interventions for depression, anxiety and psychological distress

Det är ytterligare ett argument mot enkla lösningar

Arbetsrelaterad funktion och psykiskt mående behöver ibland hanteras parallellt.

Dokumentation kan vara viktig

När problem återkommer bör arbetsgivaren dokumentera relevanta arbetsrelaterade fakta.

Exempel:

• vilka problem som identifierats
• vilka förväntningar som kommunicerats
• vilka åtgärder som överenskommits
• vilket stöd som erbjudits
• när uppföljning ska ske

Dokumentera sakligt

Undvik formuleringar som:

”Sara är lat och verkar deprimerad.”

Skriv hellre:

”Tre kundrapporter har under perioden 3–21 augusti levererats efter överenskommen deadline. Vid samtal den 22 augusti diskuterades arbetsmängd, prioritering och behov av stöd.”

Skilj fakta från medicinska spekulationer

Chefen ska inte dokumentera egna diagnoser.

Medicinsk information ska hanteras varsamt

Om medarbetaren berättar om psykisk ohälsa behöver informationen behandlas med respekt för personens integritet.

Kollegorna behöver sällan känna till diagnosen.

Arbetsgruppen kan behöva veta något – men inte allt

Exempel:

”Vi har tillfälligt förändrat arbetsfördelningen.”

Det behöver inte följas av:

”eftersom Johan har depression.”

Chefens oro ska inte spridas i gruppen

Undvik:

”Tycker ni också att Lisa verkar konstig?”

Ta situationen professionellt med rätt personer.

HR kan behöva involveras

När situationen innehåller:

• återkommande prestationsproblem
• sjukdom
• rehabilitering
• arbetsanpassning
• arbetsrättsliga frågor

kan HR eller annan relevant expertis behöva involveras.

Arbetsrättsliga slutsatser ska inte dras för snabbt

Frågor om exempelvis omplacering, arbetsrättsliga åtgärder eller avslut av anställning kan bero på:

• omständigheterna i det enskilda fallet
• anställningsform
• eventuell sjukdom
• rehabiliterings- och anpassningsåtgärder
• kollektivavtal
• gällande arbetsrätt

Den typen av bedömningar bör göras med kvalificerad arbetsrättslig kompetens.

Den här artikeln ersätter inte arbetsrättslig rådgivning

Syftet är att hjälpa chefer förstå när psykisk ohälsa kan vara en möjlig faktor och hur arbetsmiljö- och stödfrågor kan struktureras.

När medarbetaren säger ”det är inget fel på mig”

Chefen kanske ändå ser tydliga prestationsproblem.

Respektera personens medicinska integritet.

Men arbetsgivaren kan fortfarande prata om arbetet.

Exempel:

”Jag respekterar att du inte ser detta som en hälsofråga. Vi behöver ändå lösa att de här arbetsuppgifterna inte blir färdiga enligt överenskommelse.”

Diagnos behövs inte för varje arbetsdialog

Chefen kan:

• tydliggöra förväntningar
• diskutera arbetsmängd
• erbjuda stöd
• följa upp resultat

utan att veta allt om medarbetarens privata hälsa.

När medarbetaren säger ”jag mår väldigt dåligt”

Då behöver samtalet breddas.

Fråga:

”Hur påverkar det din förmåga att arbeta?”

”Finns något vi behöver förändra här på jobbet?”

”Har du kontakt med vården?”

Chefen behöver fortfarande inte behandla personen

Professionell vård och behandling sker utanför chefsrollen.

När psykisk ohälsa blir akut

Om medarbetaren uttrycker:

• självmordstankar
• konkreta självmordsplaner
• omedelbar fara

ska situationen inte hanteras som ett prestationsärende.

Akut säkerhet och rätt vårdnivå går först.

Läs mer om självmordstankar hos medarbetare.

När alkohol kan påverka arbetet

Förändrad arbetsfunktion kan ibland också hänga samman med alkoholproblem.

Chefen ska inte diagnostisera beroende.

Men konkreta arbetsrelaterade konsekvenser behöver hanteras.

Läs mer om alkoholproblem hos medarbetare.

När ADHD påverkar arbetsfunktionen

En person kan exempelvis få svårigheter med:

• prioritering
• tidshantering
• koncentration
• många samtidiga uppgifter

Arbetsanpassning kan då vara relevant.

Läs mer om ADHD på arbetsplatsen.

När autism påverkar arbetsmiljön

Otydlig kommunikation, förändringar eller sensorisk belastning kan för vissa medarbetare innebära stora hinder trots hög yrkeskompetens.

Läs mer om autism på arbetsplatsen.

Vanliga misstag när en medarbetare inte fungerar

Att direkt anta psykisk ohälsa

Prestationsproblem kan ha många orsaker.

Att direkt anta lathet

Nedsatt funktion kan bero på ohälsa eller arbetsmiljöproblem.

Att prata i personlighetstermer

Beskriv konkreta beteenden och resultat.

Att inte tydliggöra förväntningarna

Det är svårt att korrigera något som aldrig definierats.

Att ignorera arbetsbelastningen

Kapacitetsproblem kan misstolkas som individproblem.

Att tro att diagnosen förklarar allt

Även en medarbetare med psykisk ohälsa kan ha andra arbetsproblem.

Att ta bort alla krav så fort psykisk ohälsa nämns

Stöd och tydliga arbetskrav kan kombineras.

Att kräva terapi för att prestationen är låg

Psykoterapi är en behandlingsinsats – inte en disciplinär åtgärd.

Att erbjuda terapi i stället för arbetsanpassning

Organisatoriska problem behöver organisatoriska lösningar.

Att erbjuda arbetsanpassning men ingen vård vid tydlig psykisk sjukdom

Rätt behandlingsinsats kan också behövas.

Att låta problemet pågå i månader

Tidig dialog ger fler handlingsalternativ.

Att diskutera personen med hela arbetsgruppen

Skydda integriteten.

Att dokumentera spekulationer

Dokumentera arbetsrelaterade fakta.

Att dra arbetsrättsliga slutsatser utan rätt kompetens

Komplexa ärenden behöver kvalificerad rådgivning.

En praktisk modell för chefen

1. Beskriv problemet konkret

Vad fungerar inte?

2. Jämför med tydliga förväntningar

Vet medarbetaren vad som förväntas?

3. Undersök arbetsbelastningen

Är uppgiften realistisk?

4. Undersök kompetensen

Finns rätt kunskap och introduktion?

5. Fråga vad som har förändrats

Särskilt viktigt vid plötslig försämring.

6. Öppna för hälsoperspektivet

Fråga respektfullt utan att diagnostisera.

7. Bedöm behov av arbetsanpassning

Utgå från faktisk arbetsfunktion.

8. Välj rätt professionellt stöd

Företagshälsovård, vård, psykoterapi eller annan sakkunnig kompetens kan ha olika roller.

9. Var tydlig med fortsatt förväntan

Vad ska fungera efter åtgärden?

10. Dokumentera sakligt

Separera observationer från tolkningar.

11. Följ upp på bestämt datum

Har något förbättrats?

12. Justera insatsen

Om problemet kvarstår behöver orsaken och åtgärderna omprövas.

Frågor chefen kan ställa i samtalet

• Hur upplever du att arbetet fungerar just nu?
• Vad är svårast?
• Är förväntningarna tydliga?
• Ryms arbetet inom arbetstiden?
• Finns arbetsuppgifter som blivit svårare?
• Har något förändrats den senaste tiden?
• Har du tillräcklig kunskap och rätt verktyg?
• Finns något i arbetsmiljön som påverkar dig?
• Behöver vi förändra arbetsuppgifter eller prioriteringar?
• Finns stöd du skulle ha nytta av?
• Hur ska vi följa upp?

Frågor HR och ledning kan ställa

• Är prestationskraven tydliga?
• Är arbetsmängden realistisk?
• Vet chefer hur tidiga tecken på ohälsa kan fångas upp?
• Finns rutiner för arbetsanpassning?
• Har chefer tillgång till företagshälsovård?
• Vet chefer när psykoterapeutiskt stöd kan vara relevant?
• Skiljer vi mellan arbetsmiljöproblem och individproblem?
• Dokumenteras prestationsproblem sakligt?
• Skyddas medarbetarnas medicinska integritet?
• Finns arbetsrättslig kompetens för komplexa ärenden?

Vanliga frågor när en medarbetare inte fungerar på jobbet

Vad gör jag när en medarbetare plötsligt presterar sämre?

Börja med konkreta observationer och ett tidigt samtal. Undersök arbetsbelastning, tydlighet, kompetens, förändringar och om hälsan kan påverka arbetsförmågan.

Kan dålig prestation vara tecken på psykisk ohälsa?

Ja. Depression, ångest, stress och annan psykisk ohälsa kan påverka arbetsfunktionen. Men prestationsproblem kan också ha helt andra orsaker.

Hur vet chefen om det är depression?

Det ska chefen inte diagnostisera. Hälso- och sjukvården ansvarar för medicinsk diagnostik.

Kan depression se ut som lathet?

Nedsatt energi, initiativförmåga och koncentration vid depression kan utifrån misstolkas som bristande motivation. Därför behövs en dialog snarare än antaganden.

Kan stress orsaka fler misstag?

Stress och hög belastning kan påverka koncentration och kognitiv funktion. Samtidigt kan misstag ha många andra orsaker.

Ska chefen fråga om medarbetaren mår psykiskt dåligt?

Chefen kan respektfullt fråga hur personen mår och om något påverkar arbetet, men bör inte försöka ställa diagnos.

Vad gör jag om medarbetaren säger att hen mår dåligt?

Undersök hur arbetet påverkas, om arbetsanpassning behövs och om professionell vård eller annat stöd är relevant.

Vad gör jag om medarbetaren säger att allt är bra?

Respektera den medicinska integriteten men fortsätt hantera de konkreta arbetsproblem som finns.

Kan jag fortfarande ställa krav om medarbetaren har psykisk ohälsa?

Ja. Psykisk ohälsa innebär inte automatiskt att alla arbetskrav försvinner. Krav kan dock behöva anpassas utifrån arbetsförmåga och arbetsgivarens skyldigheter.

När behövs arbetsanpassning?

När medarbetarens förutsättningar gör att arbetet behöver förändras för att förebygga eller hantera nedsatt arbetsförmåga.

Vad kan arbetsanpassning innebära?

Exempel kan vara minskad arbetsbelastning, andra arbetsuppgifter, andra arbetstider, tydligare struktur eller möjlighet att arbeta ostört.

Ska företagshälsovården kopplas in?

Det kan vara lämpligt när arbetsgivaren behöver sakkunnigt stöd kring arbetsmiljö, arbetsförmåga, rehabilitering eller arbetsanpassning.

När passar psykoterapi?

När det finns psykiska eller emotionella problem där psykoterapeutisk behandling är en lämplig insats, exempelvis depression, ångest eller vissa stressrelaterade problem.

Kan chefen kräva att medarbetaren går i terapi?

Psykoterapi bör inte användas som en prestations- eller disciplinåtgärd. Insatsen behöver ha ett relevant behandlingssyfte och rätt professionell ram.

Kan arbetsgivaren köpa samtalsstöd?

Ja. Professionellt samtalsstöd kan erbjudas som en del av arbetsgivarens stöd när det finns ett lämpligt individuellt behov.

Kan terapi lösa prestationsproblem?

Inte om orsaken främst är exempelvis bristande kompetens, otydliga krav eller för hög arbetsbelastning. Rätt problem behöver rätt åtgärd.

Vad gör jag om medarbetaren saknar kompetens?

Tydliggör vilken kompetens som behövs och bedöm behov av introduktion, utbildning, handledning eller annan arbetsrelaterad åtgärd.

Vad gör jag om personen har för mycket arbete?

Se över krav, prioriteringar och resurser. Individuell stresshantering ersätter inte organisatoriska åtgärder vid ohälsosam arbetsbelastning.

Vad gör jag om inget förbättras?

Följ upp systematiskt, ompröva orsaken och involvera vid behov HR, företagshälsovård eller annan relevant sakkunnig kompetens.

När blir det en arbetsrättslig fråga?

Återkommande prestationsproblem kan få arbetsrättsliga dimensioner, men den konkreta bedömningen beror på omständigheterna och bör göras med kvalificerad arbetsrättslig kompetens.

Vad gör jag vid självmordstankar?

Då är situationen inte primärt ett prestationsärende. Självmordstankar ska tas på allvar och vid akut fara eller konkreta planer ska akut psykiatrisk vård eller 112 användas.

Börja inte med frågan ”vad är det för fel på personen?”

En bättre fråga är:

”Vad är det som inte fungerar – och varför?”

Det kan handla om individen.

Det kan handla om arbetet.

Det kan handla om hälsan.

Det kan handla om flera saker samtidigt.

En skicklig chef behöver därför kunna hålla flera möjligheter öppna.

Var tydlig med:

vad som inte fungerar.

Var nyfiken på:

vad som ligger bakom.

Och välj sedan:

rätt åtgärd för rätt problem.

Det ger bättre förutsättningar både för medarbetaren och verksamheten än att för snabbt sätta etiketten:

”psykisk ohälsa”

eller

”dålig prestation.”

När kan Gävleborgs Psykoterapi hjälpa?

Gävleborgs Psykoterapi AB erbjuder professionellt stöd för företag när en medarbetares förändrade arbetsfunktion hänger samman med psykisk eller emotionell belastning.

Det kan exempelvis handla om:

• ångest
• depression
• stressrelaterade psykiska problem
• stark självkritik
• relationssvårigheter
• livskris
• psykisk belastning i arbetssituationen

Insatser kan omfatta individuellt samtalsstöd och psykoterapeutiska insatser när detta bedöms vara en lämplig behandlingsform.

Gävleborgs Psykoterapi erbjuder även professionellt chefsstöd när en chef behöver hjälp att strukturera samtal och hålla tydliga rollgränser i komplexa personalsituationer.

Insatserna genomförs av legitimerad psykoterapeut.

Digitala planerade samtal kan erbjudas till vuxna medarbetare och chefer i hela Sverige när formatet är lämpligt.

Gävleborgs Psykoterapi ersätter inte företagshälsovård, medicinsk eller psykiatrisk vård, arbetsförmågebedömning, arbetsmiljöutredning, HR-funktion, arbetsrättslig rådgivning eller arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljö, arbetsanpassning och rehabilitering.

Individuellt psykoterapeutiskt stöd ska inte användas som ersättning för organisatoriska åtgärder när problemet huvudsakligen gäller arbetsbelastning, ledarskap, kompetens, arbetsorganisation eller andra arbetsförhållanden.

Läs mer om professionellt stöd för företag och arbetsgivare.

Kontakta Gävleborgs Psykoterapi

Företag och arbetsgivare kan kontakta Gävleborgs Psykoterapi när psykisk eller emotionell belastning påverkar en medarbetares arbetsfunktion eller när en chef behöver professionellt stöd i en komplex situation.

Digitala samtal kan erbjudas i hela Sverige när formatet är lämpligt.

Källor och vidare läsning

Försäkringskassan – Att förebygga sjukfrånvaro

Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2

Arbetsmiljöverket – Organisatorisk och social arbetsmiljö

Arbetsmiljöverket – Förebygg ohälsosam arbetsbelastning

Arbetsmiljöverket – Arbetsanpassning

PubMed – The Role of Mental Health on Workplace Productivity

PubMed – Work-focused interventions for depression, anxiety and psychological distress

Texten är allmän information för arbetsgivare och chefer och ersätter inte individuell medicinsk, psykiatrisk, psykoterapeutisk, arbetsrättslig eller arbetsmiljömässig bedömning. Försämrad arbetsprestation kan ha många olika orsaker och ska inte användas för att diagnostisera psykisk ohälsa. Arbetsanpassning, rehabilitering, vård, företagshälsovård och arbetsrättsliga åtgärder behöver bedömas utifrån den enskilda situationen.