Stressad chef

Chefen förväntas ofta vara den som upptäcker när andra har för mycket att göra.

Men vem upptäcker när chefen själv har för mycket?

Kalendern är full.

Personalsamtalen blir fler.

Konflikter behöver hanteras.

Ledningen vill ha resultat.

Medarbetarna behöver stöd.

Och när arbetsdagen är slut återstår administrationen.

En hög arbetsbelastning under en kortare period behöver inte innebära att något är fel.

Men när höga krav blir långvariga och resurserna, återhämtningen eller stödet inte räcker kan även chefens arbetssituation bli en arbetsmiljörisk.

Det är viktigt eftersom arbetsgivarens skyldighet att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar även chefer och arbetsledare.

Gävleborgs Psykoterapi erbjuder professionellt stöd för företag och arbetsgivare, bland annat chefscoachning, professionellt samtalsstöd och psykoterapeutiska insatser när psykisk belastning påverkar chefens arbete eller mående.

Kan en chef ha ohälsosam arbetsbelastning?

Ja.

Chefer omfattas av samma grundläggande arbetsmiljöperspektiv som andra arbetstagare.

Arbetsmiljöverkets AFS 2023:2 anger uttryckligen att arbetsgivarens skyldigheter att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare.

Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2, organisatorisk och social arbetsmiljö

Chefskapet innebär alltså inte att personen ska kunna bära obegränsade krav.

Vad innebär ohälsosam arbetsbelastning?

Arbetsmiljöverket beskriver ohälsosam arbetsbelastning som en situation där kraven i arbetet mer än tillfälligt överstiger resurserna.

Obalansen blir ohälsosam när den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.

För en chef kan kraven exempelvis bestå av:

• stort personalansvar
• många administrativa uppgifter
• höga resultatkrav
• budgetansvar
• rekrytering
• rehabiliteringsärenden
• konflikter
• organisationsförändringar
• rapportering
• ständiga avbrott

Det avgörande är inte enbart hur många arbetsuppgifter som finns.

Det handlar om relationen mellan krav och resurser.

Vilka resurser behöver en chef?

Resurser kan se olika ut.

För en chef kan viktiga resurser exempelvis vara:

• rimligt antal medarbetare
• administrativt stöd
• tillräckligt mandat
• tydliga prioriteringar
• stöd från egen chef
• HR-kompetens
• företagshälsovård
• kollegialt chefsstöd
• professionell chefscoachning
• tid för återhämtning

Det är därför möjligt att två chefer med liknande befattning har helt olika arbetsmiljö.

Arbetsmiljöverket är tydligt om chefers förutsättningar

Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har kunskap om hur ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling förebyggs och hanteras.

Men kunskap räcker inte.

Arbetsgivaren ska också se till att cheferna har förutsättningar att omsätta kunskapen i praktiken.

Arbetsmiljöverket nämner bland annat:

• tillräckliga befogenheter
• rimlig arbetsbelastning
• stöd i rollen

Arbetsmiljöverket – Organisatorisk och social arbetsmiljö

En stressad chef kan få svårt att arbeta förebyggande

Arbetsmiljöverket formulerar problemet mycket konkret.

En stressad chef som inte får stöd kan få svårt att hinna arbeta förebyggande med arbetsmiljön.

Det skapar en dubbel risk.

Chefens egen arbetsmiljö försämras.

Samtidigt minskar chefens möjlighet att upptäcka och hantera arbetsmiljöproblem i arbetsgruppen.

När chefens kalender inte längre innehåller tid för ledarskap

Ett tydligt varningstecken kan vara att nästan hela arbetsdagen fylls av:

• möten
• administration
• akuta frågor
• rapportering
• operativa uppgifter

Det finns då mycket lite tid kvar för:

• medarbetarsamtal
• arbetsmiljödialog
• uppföljning
• planering
• reflektion

Organisationen bör då fråga om chefens uppdrag faktiskt är möjligt att genomföra inom de resurser som finns.

Att arbeta mycket är inte automatiskt ett problem

Chefsarbete innehåller perioder med högre belastning.

En budgetperiod.

En rekrytering.

En större förändring.

En akut personalsituation.

Sådana perioder kan vara hanterbara när de:

• är tidsbegränsade
• följs av återhämtning
• hanteras med tillräckliga resurser

Problemet uppstår när undantaget blir normalläge.

När arbetstoppen aldrig tar slut

Chefen kanske säger:

”Det är mycket just nu.”

Tre månader senare är det fortfarande mycket.

Ett halvår senare är situationen densamma.

Då är det relevant att fråga om det verkligen handlar om en tillfällig arbetstopp.

Det kan i stället finnas en strukturell obalans mellan uppdrag och resurser.

Tidiga tecken på att en chef är för belastad

Stress kan visa sig på många sätt.

1177 beskriver bland annat tecken som:

• svårigheter att koppla av
• sömnproblem
• känslan av att tiden inte räcker till
• koncentrationssvårigheter
• minnesproblem
• irritabilitet
• oro
• trötthet

1177 – Stress

Enskilda symtom betyder naturligtvis inte att personen har en stressrelaterad sjukdom.

Men återkommande förändringar kan vara anledning att reagera.

Stress kan först märkas i arbetssättet

Chefens belastning kan bli synlig genom att personen:

• börjar skjuta upp svåra samtal
• fattar fler snabba beslut
• glömmer överenskommelser
• avbokar medarbetarsamtal
• svarar på mejl sent på kvällarna
• blir mindre tillgänglig
• har svårare att prioritera

Det behöver inte handla om bristande kompetens.

Det kan vara ett tecken på att belastningen är för hög.

Irritation kan vara ett stressymtom

En chef som tidigare varit relativt lugn kan börja reagera starkt på små problem.

Frågor från medarbetare upplevs som störande.

Misstag skapar oproportionerlig frustration.

Chefen kanske själv tänker:

”Varför klarar ingen någonting själv?”

Då kan det vara relevant att undersöka både arbetsbelastningen och chefens återhämtning.

Det påverkar inte bara chefen

När chefens stress ökar kan arbetsgruppen påverkas indirekt.

Det kan exempelvis bli:

• mindre återkoppling
• mer otydliga prioriteringar
• kortare kommunikation
• senare beslut
• mindre stöd
• svårare att lyfta problem

Det betyder inte att varje stressad chef automatiskt blir en sämre chef.

Men långvarig belastning kan minska det handlingsutrymme som behövs för ett genomtänkt ledarskap.

Chefen kan börja bli en flaskhals

Det händer ibland att organisationen har gett en chef så många ansvarsområden att nästan alla beslut behöver passera en person som inte längre hinner fatta dem.

Medarbetarna väntar.

Chefen får fler påminnelser.

Stressnivån ökar ytterligare.

Det kan skapa en självförstärkande belastning.

Undersök om chefen har för många direkt underställda

Det finns ingen universell siffra som avgör hur många medarbetare en chef kan ansvara för.

Det beror bland annat på:

• verksamhetens komplexitet
• medarbetarnas arbetsuppgifter
• organisationens stödstrukturer
• geografisk spridning
• chefens övriga uppdrag

Men om antalet medarbetare ökar behöver organisationen undersöka vilka konsekvenser det får.

Personalansvar tar tid

En chef behöver kunna hantera:

• medarbetarsamtal
• arbetsmiljö
• konflikter
• rehabilitering
• frånvaro
• kompetensutveckling
• rekrytering

Om personalansvaret växer men ingen annan arbetsuppgift tas bort kan belastningen öka kraftigt.

Chefens dubbla roller kan skapa belastning

Många chefer har både personalansvar och ett eget omfattande operativt uppdrag.

Personen ska exempelvis vara:

chef

och samtidigt:

• specialist
• säljare
• behandlare
• projektledare
• produktionsansvarig

Då behöver organisationen vara realistisk kring hur stor del av arbetstiden som faktiskt kan användas till ledarskap.

Ansvar utan mandat kan vara särskilt belastande

En chef kan ansvara för resultatet men sakna möjlighet att påverka de faktorer som avgör resultatet.

Exempel:

Chefen ansvarar för arbetsmiljön.

Men får inte öka bemanningen.

Chefen ansvarar för resultatet.

Men får inte prioritera bort uppgifter.

Chefen ansvarar för personalomsättningen.

Men saknar möjlighet att påverka arbetsvillkoren.

Det kan skapa en problematisk obalans mellan ansvar och befogenheter.

Arbetsmiljöverket lyfter just befogenheter

Tillräckliga befogenheter är en av de förutsättningar Arbetsmiljöverket särskilt nämner för chefer och arbetsledare.

Arbetsmiljöverket – Chefers förutsättningar i AFS 2023:2

Om chefen saknar mandat behöver frågan alltså ofta lösas högre upp i organisationen.

Chefen behöver själv kunna säga att arbetet inte går ihop

Det kan finnas en särskild kultur kring chefsrollen.

Den som blivit chef förväntas vara:

• stark
• lösningsorienterad
• tillgänglig
• stabil

Det kan göra det svårare att säga:

”Mitt uppdrag är för stort.”

eller:

”Jag behöver hjälp.”

En organisation behöver tåla att chefer rapporterar överbelastning

Om en chef som lyfter arbetsmiljöproblem får svaret:

”Du behöver bara bli bättre på att prioritera.”

kan organisationen missa viktig information.

Chefen kan känna verksamheten mycket väl och ha identifierat en verklig obalans.

Prioritering måste innebära att något faktiskt prioriteras bort

Arbetsmiljöverkets regler anger att arbetstagare ska känna till vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker till för allt.

Det gäller även i praktiken för chefsuppdrag.

Om en chef har tio högprioriterade uppdrag är inget av dem egentligen prioriterat.

Ledningen kan behöva säga:

”Under de kommande två månaderna är rehabiliteringsarbetet och rekryteringen prioriterade. Projekt C skjuts fram.”

Arbetsgivaren behöver minska krav eller öka resurser

AFS 2023:2 anger att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.

Arbetsmiljöverket nämner exempel på åtgärder som:

• minska arbetsmängden
• ändra prioriteringsordningen
• variera arbetsuppgifter
• öka möjligheten till återhämtning
• förändra arbetssätt
• öka bemanning
• tillföra kunskap

Arbetsmiljöverket – Åtgärder mot ohälsosam arbetsbelastning

Det gäller även chefens arbetsmängd

Det kan exempelvis innebära att organisationen:

• minskar antalet projekt
• flyttar administrativa uppgifter
• tillför HR-stöd
• fördelar personalansvar på fler chefer
• prioriterar bort vissa rapporteringskrav
• tillför en biträdande chef

Vilken lösning som är relevant beror på verksamheten.

Chefscoachning är en resurs – men löser inte allt

Professionell chefscoachning kan vara värdefull när en chef behöver arbeta med:

• prioritering
• gränssättning
• delegering
• svåra samtal
• konflikter
• egen reaktivitet under press

Läs mer om chefscoachning för företag.

Men coachningen kan inte ersätta organisatoriska resurser som saknas.

Coachning ska inte hjälpa chefen att uthärda det ohållbara

En chef arbetar 55 timmar varje vecka eftersom organisationen saknar två tjänster.

Att erbjuda coachning i tidshantering kan vara otillräckligt.

Det organisatoriska problemet behöver också hanteras.

Frågan bör vara:

”Hur kan vi förändra situationen?”

inte bara:

”Hur kan du bli bättre på att tåla situationen?”

Stresshantering kan vara värdefull men behöver sättas i rätt sammanhang

En systematisk översikt och metaanalys publicerad 2025 inkluderade 25 kontrollerade studier med totalt 2 466 deltagare och undersökte stresshanteringsinsatser riktade specifikt till chefer och ledare.

Forskarna fann positiva effekter på vissa utfall, bland annat psykisk hälsa samt vissa arbets- och ledarskapsrelaterade utfall.

PubMed – Effectiveness of leader-targeted stress management interventions

Resultaten stödjer att individuellt riktade insatser kan vara användbara.

Men de innebär inte att organisatoriska risker kan lämnas oförändrade.

Arbetsbelastning behöver fortfarande undersökas

En stresshanteringsinsats kan hjälpa personen att hantera vissa krav bättre.

Men om kraven objektivt är större än resurserna behöver arbetsgivaren också förändra arbetet.

Det är samma princip som gäller för andra medarbetare.

Läs mer om ohälsosam arbetsbelastning.

Chefer hanterar ofta emotionellt krävande arbete

Chefens arbete kan innehålla situationer som är psykiskt påfrestande:

• säga upp medarbetare
• möta människor i kris
• hantera allvarliga konflikter
• möta medarbetare med psykisk ohälsa
• hantera dödsfall eller olyckor
• fatta svåra beslut under press

Arbetsmiljöverkets AFS 2023:2 anger att arbetsgivaren ska vidta åtgärder så att starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och situationer inte leder till ohälsa.

Extern handledning eller professionellt stöd kan vara relevant

Arbetsmiljöverket nämner bland annat regelbundet stöd av handledare eller annan expert som en möjlig åtgärd vid starkt psykiskt påfrestande arbete.

Arbetsmiljöverket – Starkt psykiskt påfrestande arbete

Det kan vara särskilt relevant för chefer som regelbundet hanterar komplexa personalfrågor.

Svåra personalsamtal kan ackumuleras

Ett enskilt svårt samtal behöver inte skapa stor belastning.

Men en chef kan under samma period hantera:

• en sjukskriven medarbetare
• en konflikt
• ett misskötsamhetsärende
• en organisationsförändring
• en rekrytering

Den samlade emotionella och kognitiva belastningen kan bli betydande.

Chefen behöver ett eget professionellt rum

En chef kan inte alltid använda sina medarbetare som stöd för den egna belastningen.

Det kan exempelvis vara olämpligt att säga:

”Jag vet inte hur jag ska hantera er konflikt och den gör mig helt utmattad.”

till de medarbetare som är involverade.

Ett separat professionellt samtalsrum kan ge chefen möjlighet att tänka och reagera utan att arbetsgruppen behöver bära chefens belastning.

Chefen kan också behöva stöd från sin egen chef

Extern coaching får inte ersätta linjeorganisationen.

Chefens närmaste chef behöver fortfarande kunna fråga:

• Hur ser din arbetsbelastning ut?
• Vilka frågor tar mest tid?
• Vad behöver prioriteras bort?
• Vilket mandat saknar du?
• Vilket stöd behöver du?

Chefens arbetsmiljö är i sig en ledningsfråga.

När högre ledning behöver agera

Vissa problem kan inte lösas av den stressade chefen själv.

Det kan exempelvis handla om:

• underbemanning
• orimligt stort kontrollspann
• motstridiga mål
• brist på mandat
• för omfattande rapporteringskrav
• ständiga organisationsförändringar

Sådana problem behöver ibland hanteras av en högre organisatorisk nivå.

Arbetsmiljöverket betonar just organisatorisk nivå

AFS 2023:2 påpekar att frågor om arbetsbelastning kan behöva hanteras i en annan del eller på en annan nivå i organisationen än där problemet först upptäcktes.

Arbetsmiljöverket – Arbetsbelastning kan kräva åtgärder på högre organisatorisk nivå

Det är särskilt relevant när första linjens chef själv saknar möjlighet att förändra förutsättningarna.

När chefen både är arbetsmiljöansvarig och arbetsmiljöriskutsatt

Det uppstår ibland en paradox.

Chefen ska förebygga stress i gruppen.

Men är själv den mest stressade personen.

Chefen ska uppmuntra återhämtning.

Men arbetar själv varje kväll.

Chefen ska säga att det är okej att lyfta problem.

Men vågar inte själv säga till sin chef att uppdraget är för stort.

Organisationen behöver då titta på systemet – inte bara individen.

Chefens beteende skapar också normer

Om chefen regelbundet skickar mejl klockan 23 kan medarbetare uppfatta det som en norm även om chefen säger:

”Ni behöver inte svara förrän i morgon.”

Chefens arbetssätt kan därför indirekt påverka arbetskulturen.

Det betyder inte att chefen ska bära skulden

Chefens sena mejl kan i sin tur bero på att organisationen har skapat ett uppdrag som inte ryms under ordinarie arbetsdag.

Det är därför viktigt att undersöka både:

• individuella arbetssätt
• organisatoriska förutsättningar

Stress och sömn kan förstärka varandra

1177 beskriver att långvarig stress kan bidra till sömnproblem och att för lite sömn i sin tur kan påverka koncentration, humör och vardagsfunktion.

1177 – Stress och återhämtning

En chef som börjar arbeta kvällar för att hinna med kan därför hamna i ett problematiskt mönster:

mer arbete leder till mindre återhämtning.

mindre återhämtning gör arbetet svårare.

det svårare arbetet kräver ännu mer tid.

”Jag jobbar bäst på kvällen” kan vara sant – men undersök omfattningen

Vissa människor uppskattar att arbeta flexibelt.

Att ibland läsa mejl på kvällen är inte automatiskt ett arbetsmiljöproblem.

Men om chefen regelbundet behöver använda kvällar och helger för att klara grunduppdraget bör arbetsbelastningen analyseras.

Semester ska inte vara enda återhämtningen

Om chefen tänker:

”Jag måste bara hålla ut till semestern.”

månad efter månad kan vardagens återhämtning vara otillräcklig.

Ett hållbart arbete behöver normalt ha utrymme för återhämtning även mellan arbetsperioderna.

Chefens stress kan påverka svåra samtal

När den egna belastningen är hög kan toleransen för osäkerhet minska.

Chefen kan bli mer benägen att:

• avbryta
• gå direkt till lösning
• bli defensiv
• undvika samtalet helt

Professionell förberedelse kan därför vara relevant inför särskilt svåra samtal.

Läs mer om svåra samtal med medarbetare.

Konflikter kan vara särskilt dränerande för chefer

En konflikt i arbetsgruppen kan kräva:

• många enskilda samtal
• dokumentation
• samordning med HR
• möten
• uppföljning

Samtidigt fortsätter den ordinarie verksamheten.

Det är lätt att underskatta hur stor del av chefens kapacitet en konflikt kan ta.

Läs mer om konflikter på arbetsplatsen.

Omorganisation kan öka chefens belastning från flera håll

Under en förändring kan chefen samtidigt behöva:

• hantera egen osäkerhet
• kommunicera ledningens beslut
• möta medarbetarnas oro
• lära sig nya processer
• upprätthålla produktionen

Läs mer om omorganisation och arbetsmiljö.

Var särskilt uppmärksam på mellanchefen

Mellanchefer kan ibland hamna mellan flera krav.

Uppifrån:

leverera förändringen.

Nedifrån:

förklara och hantera konsekvenserna.

Samtidigt har chefen kanske begränsat mandat att påverka själva beslutet.

Det kan skapa stor emotionell och organisatorisk belastning.

Chefen behöver kunna skilja mellan ansvar och ansvarskänsla

Engagerade chefer kan känna ansvar för:

• medarbetarnas mående
• resultatet
• kundernas behov
• ledningens förväntningar
• arbetsgruppens relationer

Men allt går inte att kontrollera.

Professionellt stöd kan hjälpa chefen att skilja mellan:

vad personen faktiskt ansvarar för

och

vad personen emotionellt känner ansvar för.

Överansvar kan bidra till att chefen aldrig kopplar bort arbetet

Chefen kanske tänker:

”Om jag inte svarar kommer medarbetaren känna sig övergiven.”

”Om jag inte löser detta i kväll blir någon besviken.”

”Om teamet inte når målet har jag misslyckats.”

Sådana mönster kan vara relevanta att undersöka i chefscoachning eller psykoterapeutiskt samtalsstöd beroende på problemet.

När chefscoachning är rätt nivå

Chefscoachning kan vara särskilt relevant när belastningen främst är kopplad till den professionella rollen.

Exempel:

• svårigheter att prioritera
• delegering
• gränssättning
• svåra samtal
• konflikter
• ledarskap under förändring

Då ligger fokus på chefens arbete och agerande.

När psykoterapi kan vara mer relevant

Ibland framkommer ett bredare psykiskt behandlingsbehov.

Chefen kanske har:

• uttalad ångest
• depressiva symtom
• långvariga sömnproblem
• återkommande relationsproblem
• stark självkritik
• svårigheter som också finns utanför arbetet

Då kan psykoterapi eller annan hälso- och sjukvård vara mer relevant än coaching som enda insats.

Chefen är också en medarbetare

Det är viktigt att komma ihåg.

En organisation som erbjuder samtalsstöd till övriga anställda men förväntar sig att chefer ska klara allt själva kan missa en viktig målgrupp.

En chef kan också behöva:

• professionellt samtalsstöd
• psykoterapi
• arbetsanpassning
• företagshälsovård

beroende på situationen.

När arbetsförmågan börjar påverkas

Om chefens psykiska belastning blir så stor att arbetsförmågan påverkas kan arbetsanpassning bli aktuell.

Det kan exempelvis handla om:

• tillfälligt minskat ansvarsområde
• färre projekt
• administrativ avlastning
• förändrad arbetsfördelning
• anpassad arbetstid

Läs mer om arbetsanpassning vid psykisk ohälsa.

Vänta inte tills chefen blir sjukskriven

Försäkringskassan betonar att arbetsgivare ska arbeta förebyggande med sjukfrånvaro och agera tidigt när en medarbetare mår dåligt.

Det gäller även när medarbetaren råkar vara chef.

Försäkringskassan – Att förebygga sjukfrånvaro

Ett tidigt samtal kan börja enkelt

Chefens chef kan exempelvis säga:

”Jag ser att din arbetsbelastning varit väldigt hög under en längre tid. Jag vill att vi går igenom uppdraget och ser vad vi behöver förändra.”

Det fokuserar på arbetssituationen utan att diagnostisera personen.

Undvik att börja med individens brister

Mindre hjälpsamt kan vara:

”Du verkar stresskänslig.”

Det riskerar att individualisera problemet innan organisationen har undersökt arbetsbelastningen.

Bättre frågor kan vara:

• Vilka delar av uppdraget tar mest tid?
• Vad hinner du inte?
• Vilka prioriteringar är oklara?
• Vilket stöd saknas?
• Vad behöver vi ta bort?

Forskning om chefers burnout visar också betydelsen av arbetsvillkor

En systematisk översikt och metaanalys av burnout bland chefer inom omvårdnad identifierade bland annat hög arbetsbelastning, personalrelaterade konflikter, tidsbrist och bristande stöd från överordnade som relevanta arbetsrelaterade faktorer.

PubMed – Burnout in Nursing Managers: systematic review and meta-analysis

Studien gäller en specifik yrkesgrupp och resultaten ska därför inte generaliseras okritiskt till alla chefer.

Den illustrerar däremot hur chefsstress kan vara nära kopplad till organisatoriska villkor.

Coaching kan ge positiva resultat men forskningen behöver tolkas försiktigt

En kontrollerad studie av en tio veckor lång coachinginsats för 92 ledare fann minskade självrapporterade dimensioner av burnout och ökad energi i interventionsgruppen.

PubMed – Coaching leaders toward favorable trajectories of burnout and engagement

Studien hade samtidigt begränsningar, bland annat avsaknad av längre uppföljning i den rapporterade analysen.

Resultaten ska därför inte tolkas som att coaching alltid förebygger eller behandlar stressrelaterad sjukdom.

Individuellt stöd och organisatoriska åtgärder kan behövas samtidigt

Det behöver inte vara:

antingen förändra organisationen

eller

erbjuda chefsstöd.

En stark insats kan ibland innebära båda.

Exempel:

Organisationen minskar chefens personalansvar.

Samtidigt får chefen några professionella samtal kring gränssättning och återhämtning.

Åtgärderna adresserar då olika delar av problemet.

När stressen är privat men påverkar chefsrollen

Chefens belastning behöver inte alltid komma från arbetet.

Personen kan exempelvis gå igenom:

• separation
• sorg
• sjukdom i familjen
• annan livskris

Det kan ändå påverka arbetsförmågan.

Arbetsgivaren kan då behöva diskutera tillfälligt stöd eller arbetsanpassning även om grundorsaken ligger utanför arbetet.

Arbetsgivaren behöver inte lösa privatlivet

Chefens egen chef behöver inte veta alla detaljer.

Det kan räcka att förstå:

• hur arbetsförmågan påverkas
• vilka tillfälliga anpassningar som kan behövas
• vilket professionellt stöd som kan erbjudas

När chefen börjar isolera sig

En pressad chef kan börja försöka lösa allt ensam.

Personen slutar fråga HR.

Slutar be sin egen chef om hjälp.

Avbokar möten med andra chefer.

Det kan öka belastningen ytterligare.

Organisationen bör skapa strukturer där chefsstöd är normalt – inte något som används först när personen håller på att gå sönder.

Kollegialt chefsstöd kan vara en resurs

Chefer kan ha nytta av strukturer där de kan diskutera:

• gemensamma problem
• prioriteringar
• svåra situationer
• organisatoriska hinder

Det kan också göra det lättare att upptäcka när ett problem inte är individuellt.

Om fem chefer beskriver samma överbelastning kan problemet ligga i organisationen.

Chefer ska kunna rapportera arbetsmiljörisker uppåt

Första linjens chef fungerar ofta som en viktig informationskanal mellan verksamhet och ledning.

Om ledningen inte lyssnar på signalerna kan problem fortgå länge.

Arbetsmiljöarbete kräver därför dialog även uppåt i organisationen.

Stressad chef under omorganisation

Organisationsförändringar kan vara särskilt belastande eftersom chefen ofta befinner sig mitt mellan strategiska beslut och medarbetarnas vardag.

Chefen kan behöva:

• förmedla besked
• hantera oro
• förändra arbetsfördelning
• lösa praktiska problem
• fortsätta nå verksamhetsmålen

Det är viktigt att ledningen dimensionerar stödet därefter.

Stressad chef vid rehabiliteringsärenden

Flera samtidiga sjukskrivningar kan också öka chefens belastning.

Varje rehabiliteringsärende kan innebära:

• samtal
• planering
• arbetsanpassning
• kontakt med HR
• uppföljning

Läs mer om rehabilitering vid psykisk ohälsa.

När chefen själv blir sjukskriven

Chefer kan naturligtvis också bli sjukskrivna.

Då gäller arbetsgivarens rehabiliteringsansvar på samma sätt som för andra anställda.

Organisationen behöver dessutom hantera vem som tar över chefens ansvar under frånvaron.

Undvik att den sjukskrivna chefen fortsätter arbeta informellt

Det kan annars uppstå situationer där chefen är sjukskriven men fortsätter:

• svara på mejl
• lösa personalproblem
• godkänna beslut
• delta i viktiga möten

Organisationen behöver skapa en tydlig ansvarsfördelning så att återhämtningen inte undermineras av ett informellt fortsatt chefsansvar.

Återgång för en chef behöver planeras konkret

Vid återgång behöver arbetsgivaren inte bara fråga:

”Hur många procent ska personen arbeta?”

utan också:

• Vilka personalärenden ska chefen ansvara för?
• Vilka möten behövs?
• Vilka beslut ligger kvar hos tillförordnad chef?
• Vilka projekt ska vänta?

En chef på 50 procent ska inte automatiskt försöka utföra 100 procent av chefsuppdraget på halva tiden.

Läs mer om återgång i arbete efter psykisk ohälsa.

Vanliga misstag när en chef är stressad

Att anta att chefen klarar sig själv

Chefskap innebär ansvar men tar inte bort behovet av arbetsmiljö och stöd.

Att bara erbjuda en kurs i stresshantering

Individuellt stöd kan vara värdefullt, men organisatoriska problem behöver också åtgärdas.

Att säga ”prioritera bättre” utan att något får tas bort

En verklig prioritering kräver val.

Att belöna ständig tillgänglighet

Det kan normalisera ett arbetssätt utan återhämtning.

Att ge mer ansvar utan motsvarande resurser

Ansvar, krav och befogenheter behöver hänga ihop.

Att vänta tills sjukskrivningen kommer

Arbetsgivaren bör arbeta förebyggande.

Att använda coaching som ersättning för bemanning

Coaching kan inte lösa ett strukturellt resursunderskott.

Att glömma chefens chef

Även chefer behöver en chef som följer deras arbetsmiljö.

Att blanda ihop chefscoachning och psykoterapi

De kan båda vara relevanta men har olika huvudfokus.

Att tro att symptom automatiskt bevisar utmattningssyndrom

Stressymtom kan ha flera orsaker och diagnoser behöver bedömas av hälso- och sjukvården.

En praktisk modell när en chef är överbelastad

1. Identifiera belastningen

Vilka delar av chefsuppdraget tar mest kapacitet?

2. Kartlägg kraven

Arbetsmängd, personalansvar, deadlines, konflikter och administrativa krav.

3. Kartlägg resurserna

Tid, mandat, bemanning, stöd och återhämtning.

4. Identifiera obalansen

Var går kraven tydligt över resurserna?

5. Prioritera på riktigt

Vad kan tas bort, senareläggas eller flyttas?

6. Tillför stöd

Behövs HR, administrativt stöd, fler chefer eller extern chefscoachning?

7. Bedöm individens behov

Finns behov av samtalsstöd, psykoterapi, vård eller arbetsanpassning?

8. Följ upp

Har belastningen faktiskt minskat?

Frågor till en stressad chef

• Vad tar mest energi just nu?
• Vilka uppgifter hinner du inte med?
• Vilka beslut väntar på dig?
• Vad gör du regelbundet efter arbetstid?
• Vilka uppgifter skulle kunna flyttas?
• Vilka frågor saknar du mandat att lösa?
• Vilket stöd behöver du från mig?
• Hur fungerar återhämtningen?

Frågor ledningen bör ställa

• Har våra chefer realistiska uppdrag?
• Hur många medarbetare ansvarar varje chef för?
• Hur stor del av tiden går till administration?
• Finns tillräckligt HR-stöd?
• Kan cheferna faktiskt prioritera?
• Har cheferna mandat som motsvarar ansvaret?
• Arbetar våra chefer regelbundet kvällar och helger?
• Hur fångar vi upp chefers egen arbetsmiljö?

Vanliga frågor om stressade chefer

Kan en chef ha ohälsosam arbetsbelastning?

Ja. Arbetsmiljöverkets regler om att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar uttryckligen även chefer och arbetsledare.

Vad ansvarar arbetsgivaren för?

Arbetsgivaren ska se till att arbetsuppgifter och befogenheter inte skapar ohälsosam arbetsbelastning och att resurserna anpassas till kraven.

Vilka förutsättningar behöver en chef?

Arbetsmiljöverket nämner bland annat tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning och stöd i chefsrollen.

Vilka tecken kan tyda på långvarig stress?

Stress kan bland annat märkas genom sömnproblem, koncentrationssvårigheter, minnesproblem, trötthet, oro och irritabilitet. Symtomen kan ha flera orsaker och behöver inte innebära en specifik diagnos.

Är chefscoachning bra vid stress?

Chefscoachning kan vara relevant när belastningen handlar om exempelvis prioritering, gränssättning, delegering och svåra ledarskapssituationer. Forskning om coaching och ledarinriktade stressinsatser visar lovande resultat, men organisatoriska problem behöver fortfarande hanteras.

Kan psykoterapi vara aktuellt?

Ja. Om chefen har ett mer uttalat individuellt psykiskt eller emotionellt behandlingsbehov kan psykoterapi vara relevant.

Kan coaching ersätta arbetsmiljöåtgärder?

Nej. Om belastningen orsakas av exempelvis för stor arbetsmängd, brist på bemanning eller otillräckliga befogenheter behöver arbetsgivaren också förändra arbetets förutsättningar.

Kan chefens arbetsuppgifter anpassas?

Ja. Om arbetsförmågan har påverkats kan arbetsanpassning bli relevant även för chefer, utifrån den konkreta situationen.

Gäller rehabiliteringsansvaret även chefer?

Ja. En chef som är anställd omfattas av arbetsgivarens rehabiliteringsansvar på samma sätt som andra medarbetare.

Kan en chef få professionellt samtalsstöd via arbetsgivaren?

Ja. Arbetsgivare kan erbjuda professionellt samtalsstöd, psykoterapi eller chefscoachning beroende på behovet.

Kan chefsstöd ske digitalt?

Ja. Individuell chefscoachning och professionellt samtalsstöd kan ofta erbjudas digitalt när formatet är lämpligt.

När bör chefen söka vård?

Om stress eller andra psykiska besvär tydligt påverkar vardagsfunktion eller fortsätter trots förändringar bör hälso- och sjukvården kontaktas för bedömning. 1177 kan ge råd om lämplig vårdnivå. Vid akut fara för liv eller allvarlig självskada ska 112 eller akut vård kontaktas.

En hållbar chef behöver en hållbar organisation

Det är lätt att beskriva chefsstress som ett individuellt problem.

Chefen behöver bli bättre på:

prioritering.

gränssättning.

återhämtning.

Men ibland är den viktigaste frågan en annan:

Är chefsuppdraget rimligt?

Finns rätt resurser?

Har chefen tillräckligt mandat?

Finns stöd?

Finns möjlighet att återhämta sig?

Arbetsmiljöverkets regler gör det tydligt att organisationen behöver skapa dessa förutsättningar.

Individuellt stöd kan sedan komplettera organisationens arbete.

Det är kombinationen som skapar bäst förutsättningar för ett ledarskap som kan vara hållbart över tid.

När kan Gävleborgs Psykoterapi hjälpa?

Gävleborgs Psykoterapi AB erbjuder professionellt stöd till chefer och arbetsgivare när chefsrollen innebär hög psykisk, emotionell eller relationell belastning.

Stödet kan exempelvis handla om:

• chefscoachning
• professionellt reflektionsstöd
• svåra personalsamtal
• konflikter
• gränssättning
• stress och egen belastning
• psykisk ohälsa hos medarbetare
• organisationsförändringar

När det finns ett individuellt psykoterapeutiskt behandlingsbehov kan psykoterapi vara en separat insats.

Insatserna genomförs av legitimerad psykoterapeut och kan erbjudas digitalt till chefer i hela Sverige när formatet är lämpligt.

Gävleborgs Psykoterapi ersätter inte arbetsgivarens arbetsmiljöansvar, företagshälsovård, arbetsmiljöutredning, medicinsk eller psykiatrisk vård, HR eller arbetsrättslig rådgivning när sådan kompetens behövs.

Läs mer om Gävleborgs Psykoterapis tjänster för företag och arbetsgivare.

Kontakta Gävleborgs Psykoterapi

Företag och arbetsgivare kan kontakta Gävleborgs Psykoterapi för chefscoachning och professionellt samtalsstöd när en chef behöver ett externt professionellt rum för reflektion, stöd och utveckling.

Digitala insatser kan erbjudas i hela Sverige när formatet passar uppdraget.

För verksamheter med återkommande behov finns även möjlighet till mer kontinuerliga företagslösningar.

Källor och vidare läsning

Arbetsmiljöverket – Organisatorisk och social arbetsmiljö

Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2, Planering och organisering av arbetsmiljöarbete

Försäkringskassan – Att förebygga sjukfrånvaro

1177 – Stress

PubMed – Effectiveness of leader-targeted stress management interventions: a systematic review and meta-analysis

PubMed – Coaching leaders toward favorable trajectories of burnout and engagement

PubMed – Burnout in Nursing Managers: a systematic review and meta-analysis

Texten är allmän information för arbetsgivare och chefer och ersätter inte individuell medicinsk, psykiatrisk, psykoterapeutisk, arbetsmiljörättslig, arbetsrättslig eller juridisk bedömning. Stressymtom kan ha flera orsaker och behöver bedömas individuellt. Vid akut fara för liv eller allvarlig självskada ska 112 eller annan relevant akutinstans kontaktas.